Հին աշխատանքային պայմանագրերը դառնում են տեսանելի` սխալներ, որոնք գործատուն պետք է բացառի
Տարիներ շարունակ բազմաթիվ ընկերություններ աշխատանքային պայմանագրերը պահել են թղթային տարբերակով՝ աշխատակիցների անձնական գործերում կամ առանձին թղթապանակներում։ Որոշ պայմանագրեր կազմվել են տարիներ առաջ, իսկ հետագայում աշխատողի պաշտոնը, աշխատավարձը, աշխատանքի վայրը կամ պարտականությունները փոխվել են՝ առանց փաստաթղթերի համապատասխան թարմացման։ Քանի դեռ այդ պայմանագրերը մնում էին կազմակերպության ներսում, հակասությունները հաճախ չէին նկատվում։ Սակայն աշխատանքային պայմանագրերի թվային համակարգի ներդրմամբ իրավիճակը փոխվում է։ Հին փաստաթղթերում առկա տվյալները պետք է համադրվեն աշխատողի փաստացի պայմանների, գրանցման հայտերի և հաշվապահական տվյալների հետ։
ՀՀ կառավարության որոշմամբ սահմանվել է, որ գործատուները թվային համակարգ պետք է մուտքագրեն աշխատանքային պայմանագրերը, եթե դրանք նախկինում թվային համակարգի միջոցով չեն կնքվել։ Այսպիսով, հին պայմանագրերի ստուգումն այլևս միայն ներքին կարգապահության հարց չէ։ Հաշվի առնելով տվյալ փոփոխությունները գործատուները պետք է բացառեն միքանի անհամապատասխանություններ պայմանագրերում, որոնք նախկինում խնդիրներ չեն առաջացրել։
1. Պայմանագրում նշված աշխատավարձը չի համապատասխանում փաստացի վճարմանը
Ամենատարածված խնդիրներից մեկը պայմանագրում նշված և իրականում վճարվող աշխատավարձերի տարբերությունն է։ Օրինակ՝ աշխատողի աշխատավարձը մի քանի անգամ բարձրացվել է, սակայն լրացուցիչ համաձայնագիր չի կազմվել։ Հաշվապահական ծրագրում, բանկային փոխանցումներում և հարկային հաշվետվություններում արդեն արտացոլվում է նոր գումարը, իսկ պայմանագրում պահպանվել է հին թիվը։ Այս անհամապատասխանությունը կարող է հարց առաջացնել՝ ո՞ր ամսաթվից և ի՞նչ հիմքով է փոխվել աշխատավարձը։ Հետևաբար պետք է ստուգել ոչ միայն ներկայիս գումարը, այլև աշխատավարձի փոփոխությունների պատմությունը։ Պետք է առկա լինեն համապատասխան համաձայնագրեր կամ գործատուի իրավական ակտեր, իսկ դրանց ամսաթվերը պետք է համապատասխանեն հաշվարկներին։
2. Աշխատողի պաշտոնը փոխվել է միայն բանավոր
Փոքր և միջին բիզնեսում աշխատողները հաճախ ժամանակի ընթացքում ստանձնում են նոր գործառույթներ։ Օգնականը դառնում է մասնագետ, մասնագետը՝ բաժնի ղեկավար, իսկ վաճառքի աշխատակիցը սկսում է կատարել նաև պահեստի կամ հաճախորդների սպասարկման աշխատանքներ։ Սակայն պայմանագրում շարունակում է նշված մնալ աշխատողի սկզբնական պաշտոնը։ Այս տարբերությունը կարևոր է ոչ միայն պաշտոնի անվանման պատճառով։ Դրանից կարող են կախված լինել աշխատողի պարտականությունները, պատասխանատվության սահմանները, աշխատանքի գնահատման չափանիշները, նյութական պատասխանատվությունը և աշխատանքի անվտանգության պահանջները։ Եթե փաստացի աշխատանքը չի համապատասխանում պայմանագրին, վեճի դեպքում գործատուի դիրքը կարող է թուլանալ։
3. Աշխատանքային պարտականությունները չափազանց ընդհանուր են
Շատ հին պայմանագրերում հանդիպում են այնպիսի ձևակերպումներ, ինչպիսիք են՝ «կատարել տնօրենի հանձնարարությունները» կամ «իրականացնել պաշտոնից բխող այլ աշխատանքներ»։ Այսպիսի ձևակերպումը չի փոխարինում աշխատողի հիմնական գործառույթների հստակ նկարագրությանը։ Աշխատողը պետք է հասկանա, թե ինչ աշխատանք է պարտավոր կատարել, իսկ գործատուն պետք է կարողանա հիմնավորել, թե որ առաջադրանքներն են մտնում տվյալ պաշտոնի շրջանակում։ Եթե ընկերությունում կան պաշտոնների անձնագիրեր, ապա դրանք պետք է համապատասխանեն պայմանագրերին և իրական աշխատանքային գործընթացներին։ Հակառակ դեպքում կարգապահական խնդրի կամ աշխատանքային վեճի ժամանակ դժվար կլինի ապացուցել, որ աշխատողը չի կատարել հենց իր աշխատանքային պարտականությունը։
4. Աշխատաժամանակը փաստաթղթերում և իրական կյանքում տարբեր է
Պայմանագրում կարող է նշված լինել հնգօրյա աշխատանքային շաբաթ՝ ժամը 09։00-ից 18։00-ն, մինչդեռ աշխատակիցը փաստացի աշխատում է հերթափոխով, ճկուն գրաֆիկով կամ հեռավար։ Երբեմն կազմակերպությունն աշխատում է նաև շաբաթ օրերին, սակայն դա ոչ աշխատանքային պայմանագրով, ոչ էլ ներքին կանոնակարգով պատշաճ չի կարգավորվել։ Անհրաժեշտ է ստուգել աշխատանքի և հանգստի ռեժիմը, ընդմիջումները, հերթափոխերը, արտաժամյա աշխատանքի ձևակերպումը և աշխատաժամանակի հաշվառումը։ Այն հանգամանքը, որ աշխատակիցները տարիներ շարունակ համաձայնել են գործող կարգին, չի վերացնում այն փաստաթղթերով ճիշտ ձևակերպելու անհրաժեշտությունը։
5. Աշխատանքի վայրը սխալ է նշված
Վերջին տարիներին բազմաթիվ աշխատակիցներ սկսել են աշխատել տնից, այլ մասնաճյուղից կամ համակցված ձևաչափով։ Սակայն հին պայմանագրերում աշխատանքի վայր է շարունակում նշված մնալ կազմակերպության այն հասցեն, որտեղ աշխատակիցը գրեթե չի այցելում։ Աշխատանքի վայրի սխալ նշումը կարող է խնդիր ստեղծել աշխատանքի կազմակերպման, աշխատողի ներկայության, գործատուի հանձնարարությունների կատարման և աշխատանքի ընթացքում տեղի ունեցած միջադեպերի գնահատման ժամանակ։ Եթե աշխատանքը հեռավար կամ հիբրիդային է, անհրաժեշտ է հստակեցնել հաղորդակցության, հաշվետվողականության, տեխնիկայի օգտագործման և հնարավոր ծախսերի փոխհատուցման պայմանները։
6. Ժամկետային պայմանագիրը տարիներով շարունակվում է
Որոշ աշխատողների հետ կնքվում են ժամկետային պայմանագրեր, որոնք հետագայում պարբերաբար երկարաձգվում են՝ առանց դրա հիմքը վերանայելու։ Գործատուն երբեմն ժամկետային պայմանագիրն ընտրում է պարզապես այն պատճառով, որ այդ ձևաչափն իրեն ավելի անվտանգ է թվում։ Սակայն պայմանագրի տեսակը պետք է համապատասխանի աշխատանքային հարաբերությունների իրական բնույթին։ Եթե աշխատանքը մշտական է, պաշտոնը կազմակերպության բնականոն գործունեության մասն է, իսկ աշխատողը տարիներ շարունակ կատարում է նույն գործառույթը, անհրաժեշտ է վերանայել՝ արդյոք ժամկետային պայմանագրի կիրառումը հիմնավորված է։
7. Փորձաշրջանը սխալ է ձևակերպված
Հին պայմանագրերում երբեմն փորձաշրջանի մասին դրույթը պահպանվում է նույնիսկ այն աշխատողների համար, որոնք արդեն երկար ժամանակ աշխատում են ընկերությունում։ Այլ դեպքերում պայմանագրում փորձաշրջան ընդհանրապես նշված չէ, բայց գործատուն կարծում է, որ առաջին երեք ամիսների ընթացքում կարող է աշխատողին ազատել աշխատանքից՝ որպես փորձաշրջան չանցած։ Փորձաշրջանը պետք է հստակ սահմանվի աշխատանքի ընդունման պահին և կիրառվի օրենքով թույլատրելի պայմաններով։ Այն չի կարող հետագայում ավելացվել կամ օգտագործվել որպես աշխատանքային հարաբերությունները դադարեցնելու ընդհանուր և պարզեցված հիմք։
8. Պայմանագիրը չի համապատասխանում հաշվապահական և հարկային տվյալներին
Կադրային փաստաթղթերը հաճախ դիտարկվում են հաշվապահությունից առանձին։ Իրականում դրանք նույն գործընթացի տարբեր մասերն են։ Պայմանագրով սահմանված աշխատավարձը, աշխատանքի սկզբի ամսաթիվը, աշխատանքային ռեժիմը, արձակուրդները և լրացուցիչ վճարումները պետք է համապատասխանեն աշխատողի գրանցման հայտին, աշխատավարձի հաշվարկին, բանկային փոխանցումներին և հարկային հաշվետվություններին։ Թվային համակարգում աշխատանքային պայմանագիրն ուժի մեջ մտնելուց հետո դրանում առկա տեղեկությունների հիման վրա նախալրացվում է նոր աշխատողի գրանցման հայտը։ Հետևաբար պայմանագրում սխալ կամ հնացած տեղեկատվության առկայությունը կարող է փոխանցվել նաև հետագա հաշվառման գործընթացներին։ Հենց այստեղ է կարևոր Հաշվապահական ընկերությունների դերը։
Փորձառու Հաշվապահական ընկերությունները պետք է ոչ միայն հաշվարկեն աշխատավարձը և ներկայացնեն հարկային հաշվետվությունները, այլև ժամանակին նկատեն, երբ հաշվապահական տվյալները չեն համապատասխանում աշխատանքային պայմանագրերի հիմքերին։ Որակյալ Հաշվապահական ծառայությունները ներառում են նաև գործատուին նման հակասությունների մասին նախապես տեղեկացնելը։
Ինչպե՞ս կազմակերպել պայմանագրերի ստուգումը
Լավագույն մոտեցումը պայմանագրերը հերթով թվային համակարգ մուտքագրելը չէ։ Նախ անհրաժեշտ է կազմել բոլոր գործող աշխատողների ցանկը և յուրաքանչյուր աշխատողի վերաբերյալ համադրել՝
- – աշխատանքային պայմանագիրը,
- – լրացուցիչ համաձայնագրերը,
- – աշխատանքի ընդունման իրավական ակտը,
- – աշխատողի գրանցման հայտը,
- – ներկայիս պաշտոնը,
- – աշխատավարձը,
- – աշխատանքային գրաֆիկը,
- – աշխատանքի վայրը։
Հայտնաբերված սխալները պետք է ուղղել իրավականորեն ճիշտ ձևով։ Չի կարելի պարզապես փոխել հին պայմանագրի տեքստը կամ հետին ամսաթվով ստեղծել փաստաթղթեր։ Փոփոխությունները պետք է ձևակերպվեն իրական ամսաթվերով՝ ճիշտ արտացոլելով ներկայում գործող պայմանները և, անհրաժեշտության դեպքում, նաև նախորդ ժամանակաշրջանների փաստաթղթային բացերը։
Թվային համակարգը նախատեսված է ոչ միայն պայմանագրերի կնքման, այլև աշխատանքային պայմանագրերում փոփոխություններ կամ լրացումներ կատարելու և աշխատանքային հարաբերությունների դադարեցումն արձանագրելու համար։ Փաստաթղթերը համակարգում կազմվում և ստորագրվում են էլեկտրոնային եղանակով։
Եզրակացություն
Հին աշխատանքային պայմանագրերը թվային համակարգ տեղափոխելիս տեսանելի են դառնալու այն սխալները, որոնք նախկինում կարող էին տարիներով մնալ կազմակերպության թղթապանակներում։ Սխալ աշխատավարձը, չփոփոխված պաշտոնը, անորոշ պարտականությունները, փաստացի գրաֆիկին չհամապատասխանող աշխատաժամանակը և հաշվապահական տվյալների տարբերությունները կարող են վերածվել աշխատանքային կամ հարկային ռիսկի։
Գործատուի համար լավագույն լուծումը վերջին պահին պայմանագրերը պարզապես համակարգ մուտքագրելը չէ։ Ավելի ճիշտ է նախապես իրականացնել ամբողջական ստուգում, համադրել փաստաթղթերն ու հաշվապահական տվյալները և միայն դրանից հետո սկսել թվայնացման գործընթացը։
Մասնագիտական Հաշվապահական ծառայությունները և իրավական աջակցությունը կարող են օգնել ոչ միայն կատարել թվային համակարգի պահանջները, այլև կանխել հետագա վեճերը, վերահաշվարկներն ու հնարավոր տուգանքները։ Այս գործընթացում Հաշվապահական ընկերությունները պետք է հանդես գան ոչ միայն որպես հաշվետվություններ ներկայացնող կազմակերպություններ, այլև որպես բիզնեսի աշխատանքային և հարկային ռիսկերը ժամանակին բացահայտող գործընկերներ։
