Старые трудовые договоры становятся видимыми: ошибки, которые работодатель должен исключить
На протяжении многих лет многие компании хранили трудовые договоры в бумажном виде - в личных делах работников или в отдельных папках. Некоторые договоры были составлены много лет назад, а впоследствии должность, заработная плата, место работы или обязанности сотрудника изменились без соответствующего обновления документов. Пока эти договоры оставались внутри организации, несоответствия часто оставались незамеченными. Однако с внедрением цифровой системы трудовых договоров ситуация меняется. Сведения, содержащиеся в старых документах, необходимо сопоставить с фактическими условиями работы сотрудника, регистрационными данными и информацией бухгалтерского учёта. Решением Правительства Республики Армения установлено, что работодатели должны внести в цифровую систему трудовые договоры, если ранее они не были заключены посредством этой системы. Таким образом, проверка старых договоров уже не является исключительно вопросом внутренней дисциплины. С учётом этих изменений работодателям следует устранить ряд несоответствий в договорах, которые раньше могли не создавать заметных проблем.
1. Указанная в договоре зарплата не соответствует фактической выплате
Одной из самых распространённых проблем является разница между заработной платой, указанной в договоре, и суммой, которая фактически выплачивается работнику. Например, зарплата сотрудника могла повышаться несколько раз, однако дополнительные соглашения к трудовому договору не оформлялись. В бухгалтерской программе, банковских переводах и налоговой отчётности уже отражается новая сумма, а в договоре сохраняется прежний размер заработной платы. Такое несоответствие может вызвать вопрос: с какой даты и на каком основании была изменена зарплата? Поэтому необходимо проверить не только текущую сумму, но и всю историю изменений заработной платы. В компании должны иметься соответствующие дополнительные соглашения или правовые акты работодателя, а даты этих документов должны соответствовать произведённым расчётам.
2. Должность работника изменилась только на словах
В малом и среднем бизнесе сотрудники со временем часто принимают на себя новые функции. Помощник становится специалистом, специалист - руководителем подразделения, а сотрудник отдела продаж начинает дополнительно выполнять складские функции или заниматься обслуживанием клиентов. Однако в трудовом договоре может продолжать указываться первоначальная должность работника. Это различие имеет значение не только из-за названия должности. От неё могут зависеть обязанности работника, пределы его ответственности, критерии оценки работы, материальная ответственность и требования по охране труда. Если фактически выполняемая работа не соответствует условиям договора, позиция работодателя может оказаться слабее в случае трудового спора.
3. Трудовые обязанности сформулированы слишком широко
Во многих старых договорах встречаются формулировки вроде «выполнять поручения директора» или «выполнять иные работы, вытекающие из занимаемой должности». Такая формулировка не заменяет чёткого описания основных функций сотрудника. Работник должен понимать, какую работу он обязан выполнять, а работодатель должен иметь возможность обосновать, какие именно задания входят в рамки соответствующей должности. Если в компании имеются должностные инструкции, они должны соответствовать как условиям трудового договора, так и фактическим рабочим процессам. В противном случае при дисциплинарной проблеме или трудовом споре будет сложно доказать, что сотрудник не выполнил обязанность, которая действительно относилась к его должности.
4. Рабочее время в документах отличается от реального графика
В договоре может быть указана пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00, в то время как фактически сотрудник работает посменно, по гибкому графику или удалённо. Иногда организация работает также по субботам, однако данный порядок не урегулирован должным образом ни трудовым договором, ни внутренними правилами компании. Необходимо проверить режим труда и отдыха, перерывы, смены, оформление сверхурочной работы и порядок учёта рабочего времени.
Тот факт, что сотрудники в течение многих лет соглашались с действующим порядком, не отменяет необходимости правильно оформить его документально.
5. Место работы указано неправильно
В последние годы многие сотрудники начали работать из дома, из другого филиала или в гибридном формате. Однако в старом договоре местом работы может по-прежнему указываться адрес организации, который сотрудник практически не посещает. Неправильно указанное место работы может создавать проблемы при организации труда, контроле присутствия сотрудника, выполнении поручений работодателя и оценке происшествий, возникших во время работы. Если работа выполняется удалённо или в гибридном формате, необходимо уточнить порядок коммуникации и отчётности, использования оборудования и возмещения возможных расходов сотрудника.
6. Срочный договор продолжается годами
С некоторыми сотрудниками заключаются срочные трудовые договоры, которые впоследствии неоднократно продлеваются без пересмотра оснований для применения такой формы договора. Иногда работодатель выбирает срочный договор только потому, что считает его более безопасным или удобным. Однако вид договора должен соответствовать реальному характеру трудовых отношений. Если работа носит постоянный характер, должность является частью обычной деятельности организации, а сотрудник на протяжении нескольких лет выполняет одни и те же функции, необходимо пересмотреть, является ли использование срочного договора обоснованным.
7. Испытательный срок оформлен неправильно
В старых договорах иногда сохраняется положение об испытательном сроке даже в отношении работников, которые уже давно работают в компании. В других случаях испытательный срок вообще не указан в договоре, однако работодатель полагает, что в течение первых трёх месяцев может уволить сотрудника как не прошедшего испытание. Испытательный срок должен быть чётко установлен при приёме на работу и применяться только на условиях, разрешённых законодательством. Его нельзя добавить позднее или использовать в качестве общего и упрощённого основания для прекращения трудовых отношений.
8. Договор не соответствует бухгалтерским и налоговым данным
Кадровые документы часто рассматриваются отдельно от бухгалтерии. В действительности они являются разными частями одного и того же процесса. Заработная плата, указанная в договоре, дата начала работы, рабочий график, отпуска и дополнительные выплаты должны соответствовать регистрационным данным сотрудника, расчётам заработной платы, банковским переводам и налоговой отчётности. После вступления трудового договора в силу в цифровой системе содержащиеся в нём сведения могут использоваться в последующих регистрационных и учётных процессах. Поэтому неправильная или устаревшая информация в договоре может перейти и в дальнейший учёт. Именно здесь особенно важна роль профессиональных бухгалтерских компаний. Опытные бухгалтерские компании в Армении должны не только рассчитывать заработную плату и представлять налоговую отчётность, но и своевременно замечать случаи, когда бухгалтерские данные не соответствуют основаниям, предусмотренным трудовыми договорами.
Качественные бухгалтерские услуги в Армении должны включать предварительное информирование работодателя о таких несоответствиях.
Как организовать проверку договоров
Наилучший подход заключается не в том, чтобы последовательно вносить все договоры в цифровую систему без предварительного анализа. Сначала необходимо составить список всех действующих сотрудников и по каждому из них сопоставить следующие документы и сведения:
- - трудовой договор;
- - дополнительные соглашения;
- - правовой акт о приёме на работу;
- - регистрационные данные работника;
- - текущую должность;
- - заработную плату;
- - рабочий график;
- - место работы.
Выявленные ошибки необходимо исправлять юридически корректным способом. Нельзя просто изменить текст старого договора или составить документы задним числом. Изменения должны оформляться реальными датами и правильно отражать действующие в настоящее время условия. При необходимости следует также устранить документальные пробелы, относящиеся к предыдущим периодам.
Цифровая система предназначена не только для заключения трудовых договоров, но и для оформления изменений и дополнений к ним, а также для регистрации прекращения трудовых отношений. Документы в системе составляются и подписываются в электронной форме.
Заключение
При переносе старых трудовых договоров в цифровую систему могут стать видимыми ошибки, которые годами оставались в папках организации. Неверно указанная заработная плата, неактуальная должность, неопределённые обязанности, рабочее время, не соответствующее фактическому графику, а также расхождения между кадровыми и бухгалтерскими данными могут привести к трудовым или налоговым рискам. Лучшее решение для работодателя - не просто внести договоры в систему в последний момент. Более правильный подход заключается в том, чтобы заранее провести полную проверку, сопоставить кадровые документы с бухгалтерскими данными и только после устранения несоответствий начать процесс цифровизации.
Профессиональные бухгалтерские услуги и юридическая поддержка в Армении помогут не только выполнить требования цифровой системы, но и предотвратить будущие споры, перерасчёты и возможные штрафы. В этом процессе бухгалтерские компании в Армении должны выступать не только как организации, представляющие отчётность, но и как партнёры бизнеса, которые своевременно выявляют кадровые и налоговые риски.
