Ի՞նչ կլինի, եթե ձեր հաշվապահը վաղը չգա աշխատանքի
Երկուշաբթի առավոտ է։ Ընկերության ղեկավարը պատրաստվում է կարևոր վճարում կատարել, վաճառքի բաժինը սպասում է նոր պայմանագրի հաշվի դուրսգրմանը, իսկ աշխատակիցներից մեկը հարցնում է արձակուրդայինի հաշվարկի մասին։ Սովորաբար այս հարցերը լուծում է հաշվապահը։ Սակայն այսօր նրա հեռախոսն անջատված է։ Մի քանի ժամ անց պարզվում է, որ նա հիվանդացել է և առնվազն մեկ շաբաթ չի աշխատելու։
Առաջին հայացքից սա սովորական աշխատանքային իրավիճակ է։ Բայց մի քանի ժամվա ընթացքում տնօրենը հասկանում է, որ խնդիրը ոչ թե մեկ աշխատակցի բացակայությունն է, այլ այն, որ ընկերության ամբողջ հաշվապահություն կախված է մեկ անձից։ Փաստաթղթերը, առաջադրանքները, գաղտնաբառերը և պայմանավորվածությունները հասանելի են միայն նրան։
Երբ տեղեկությունը գտնվում է մեկ մարդու գլխում
Շատ ընկերություններում հաշվապահը տարիների ընթացքում դառնում է ոչ միայն մասնագետ, այլև ամբողջ համակարգի հիշողությունը։ Նա գիտի, թե որ հաճախորդը սովորաբար երբ է ուղարկում ակտերը, որ մատակարարի հետ կա չփակված տարբերություն, որ աշխատակցի աշխատավարձում պետք է հաշվի առնել հավելավճար, և որ գործարքի վերաբերյալ տնօրենի հետ բանավոր պայմանավորվածություն կա։
Քանի դեռ հաշվապահը հասանելի է, այս մոդելը թվում է հարմար։ Հարց է առաջանում՝ զանգում են նրան։ Փաստաթուղթ չի գտնվում՝ կրկին դիմում են նրան։ Բայց այդ հարմարավետությունը խաբուսիկ է։ Եթե գործընթացները նկարագրված չեն, առաջադրանքները մեկ ընդհանուր համակարգում չեն վերահսկվում, իսկ փաստաթղթերը պահվում են տարբեր համակարգիչներում ու էլեկտրոնային նամակներում, ընկերությունը ոչ թե կազմակերպված հաշվապահություն ունի, այլ կախվածություն կոնկրետ մարդուց։
Նույնիսկ շատ պատասխանատու հաշվապահը չի կարող երաշխավորել, որ միշտ հասանելի կլինի։ Նա կարող է արձակուրդ գնալ, աշխատանքից հեռանալ կամ պարզապես չհասցնել բոլոր խնդիրները։ Եթե այդ պահին ոչ ոք չի կարող արագ հասկանալ աշխատանքի վիճակը, մեկ օրվա բացակայությունը վերածվում է կառավարման խնդրի։
Առաջին փորձությունը վճարումներն են
Սովորաբար առաջին խուճապը սկսվում է բանկային գործարքներից։ Ո՞վ գիտի՝ որ վճարումներն են հրատապ, որ հաշիվներն են հաստատված, ինչ նպատակ պետք է նշվի փոխանցման մեջ, և արդյոք բավարար գումար է նախատեսված հարկերի ու աշխատավարձերի համար։ Եթե վճարման ամբողջ շղթան՝ փաստաթղթի ստացումից մինչև բանկում հաստատումը, կենտրոնացած է մեկ անձի մոտ, ընկերությունը կարող է ուշացնել մատակարարի վճարումը կամ, հակառակը, փոխանցել գումար առանց բավարար հիմքի։
Լավ կազմակերպված հաշվապահությունը ենթադրում է, որ հաստատման կարգը հասկանալի է նաև փոխարինող աշխատակցին կամ ղեկավարին։ Պետք է պարզ լինի՝ ով է նախաձեռնում վճարումը, ով է ստուգում պայմանագիրը և հաշիվը, ով է հաստատում գումարը, և որտեղ է պահպանվում վերջնական փաստաթուղթը։ Սա ավելորդ բյուրոկրատիա չէ։ Սա մեխանիզմ է, որը պաշտպանում է և՛ ընկերության ռեսուրսները, և՛ հաշվապահին՝ անհիմն պատասխանատվությունից։
Հետո գալիս են ժամկետները
Հաշվապահական աշխատանքում կան հարցեր, որոնք կարելի է մեկ-երկու օր հետաձգել, և կան ժամկետներ, որոնք չեն սպասում։ Հարկային հաշվարկներ, աշխատակիցների գրանցումներ, հաշիվների դուրսգրում, բանկային պարտավորություններ և հաճախորդներին տրամադրվող փաստաթղթեր։ Դրանցից յուրաքանչյուրն ունի իր ժամանակը։ Եթե ժամկետները գրված են միայն հաշվապահի անձնական օրացույցում կամ պահվում են նրա հիշողության մեջ, ընկերությունը չի վերահսկում իր պարտավորությունները։
Տնօրենը պարտադիր չէ, որ ամեն օր բացի հարկային օրացույցը կամ ստուգի յուրաքանչյուր հաշվետվություն։ Սակայն նա պետք է վստահ լինի, որ բոլոր կարևոր վերջնաժամկետները գրանցված են միասնական համակարգում, ունեն պատասխանատու անձ և տեսանելի կարգավիճակ։ Այդ դեպքում հաշվապահի բացակայությունը չի վերացնում վերահսկողությունը։ Մյուս մասնագետը կարող է տեսնել՝ ինչն է արդեն կատարված, ինչը սպասում է փաստաթղթի, իսկ ինչը պահանջում է ղեկավարի որոշում։
Իսկ որտե՞ղ են փաստաթղթերն ու մուտքերը
Կրիտիկական պահին հաճախ պարզվում է, որ պայմանագրի վերջնական տարբերակը գտնվում է մեկ էլեկտրոնային փոստում, բանկային քաղվածքը՝ համակարգչի աշխատասեղանին, իսկ հարկային համակարգի մուտքային տվյալները գրված են թղթի վրա։ Երբ տեղեկությունը ցրված է, փոխարինող մասնագետը ստիպված է ոչ թե շարունակել աշխատանքը, այլ նախ վերականգնել կատարվածի պատմությունը։
Ընկերությունը պետք է ունենա փաստաթղթերի պահպանման միասնական կանոն։ Պայմանագրերը, հաշիվները, ակտերը և հաշվետվությունների հաստատումները պետք է դասակարգվեն այնպես, որ իրավասու անձը կարողանա դրանք արագ գտնել։ Մուտքանունների ու գաղտնաբառերի համար անհրաժեշտ է անվտանգ հասանելիության կարգ՝ հստակ իրավունքներով և փոխարինման ընթացակարգով։
Փոխարինող ունենալը դեռ բավարար չէ
Որոշ տնօրեններ համոզված են, որ ռիսկը փակված է, քանի որ անհրաժեշտության դեպքում մեկ այլ հաշվապահ կարող է օգնել։ Սակայն փոխարինողը արդյունավետ կլինի միայն այն դեպքում, երբ նա նախապես պատկերացնում է ընկերության գործունեությունը, օգտագործվող ծրագրերը, հարկման ռեժիմը, հիմնական գործընկերներին և ընթացիկ խնդիրները։ Անծանոթ մասնագետը չի կարող մի քանի ժամում անվտանգ ստանձնել տարիներով կուտակված հաշվապահություն։
Փոխարինելիությունը պետք է ստեղծել մինչև արտակարգ իրավիճակը։ Գործընթացները պետք է նկարագրված լինեն, կարևոր գործարքները՝ բացատրված, իսկ աշխատանքի վիճակը՝ պարբերաբար թարմացված։ Օգտակար է ժամանակ առ ժամանակ ստուգել համակարգը պարզ հարցով․ «եթե հիմնական հաշվապահը երեք օր հասանելի չլինի, կարո՞ղ է արդյոք մեկ ուրիշը առանց գուշակությունների կատարել հրատապ աշխատանքը»։ Եթե պատասխանը բացասական է, ընկերությունն արդեն ունի ռիսկ, նույնիսկ եթե այսօր ամեն ինչ հանգիստ է։
Ինչ պետք է իմանա տնօրենը
Տնօրենը պարտավոր չէ դառնալ հաշվապահ, բայց պետք է ունենա հիմնական տեսանելիություն։ Նա պետք է իմանա՝ ինչ հաշվետվություններ են ներկայացվում, երբ են վճարվում հարկերը, ովքեր ունեն հասանելիություն բանկին և հարկային համակարգին, որտեղ են պահվում փաստաթղթերը, ինչ չլուծված հարցեր կան և ով կարող է փոխարինել հիմնական մասնագետին։
Ամսական կարճ հանդիպումը հաճախ բավական է այս պատկերը պահպանելու համար։ Հաշվապահը կարող է ներկայացնել սպասվող հարկերը, դեբիտորական ու կրեդիտորական պարտքերը, բացակայող փաստաթղթերը, ոչ ստանդարտ գործարքները և հաջորդ ամսվա կարևոր ժամկետները։ Այսպիսի հանդիպումը վերահսկողության դրսևորում է, ոչ թե անվստահության։ Այն օգնում է ժամանակին նկատել խնդիրները և չի թողնում, որ կարևոր տեղեկությունը մնա միայն մեկ մարդու մոտ։
Թիմային հաշվապահության առավելությունը
Այստեղ հատկապես տեսանելի է թիմային մոտեցման արժեքը։ Երբ ընկերությանը սպասարկում է ոչ թե մեկ առանձին հաշվապահ, այլ փոխկապակցված մասնագետների խումբ, պարտականությունները և տեղեկությունը բաշխվում են։ Մեկը կարող է վարել ամենօրյա գործարքները, մյուսը՝ վերահսկել հարկային հարցերը, երրորդը՝ ստուգել աշխատավարձերն ու կադրային փաստաթղթերը։ Բարդ կամ ոչ ստանդարտ դեպքերը քննարկվում են թիմով, իսկ կարևոր ժամկետները կրկնակի վերահսկվում են։
Սա չի նշանակում, որ սխալներն ամբողջությամբ բացառվում են։ Սակայն համակարգը նվազեցնում է այն ռիսկը, որ մեկ անձի բացակայության պատճառով կդադարեցվի ամբողջ հաշվապահության աշխատանքը։ Հաճախորդը շարունակում է ստանալ պատասխաններ, վճարումները և հաշվետվությունները չեն մնում առանց ուշադրության, իսկ նոր մասնագետը չի սկսում աշխատանքը դատարկ էջից։ Նա տեսնում է կատարված գործողությունները, փաստաթղթերը և հաջորդ քայլերը։
Հաշվապահի բացակայությունը չպետք է կանգնեցնի բիզնեսը
Լավ հաշվապահը մեծ արժեք է ընկերության համար։ Բայց նույնիսկ ամենահուսալի մասնագետի աշխատանքը պետք է կառուցված լինի այնպես, որ նրա ժամանակավոր բացակայությունը չվտանգի բիզնեսը։ Իրական պաշտպանությունը ոչ թե այն հույսն է, որ հաշվապահը միշտ հասանելի կլինի, այլ կազմակերպված հաշվապահություն՝ միասնական փաստաթղթերով, վերահսկվող ժամկետներով, հասանելիության անվտանգ կանոններով և պատրաստված փոխարինողով։
Ուստի օգտակար է այսօր ինքներդ ձեզ տաք պարզ հարց․ «եթե վաղը մեր հաշվապահը չգա աշխատանքի, մենք կշարունակե՞նք բնականոն աշխատել, թե՞ ամբողջ օրը կփորձենք գտնել գաղտնաբառեր, փաստաթղթեր և չկատարված առաջադրանքներ»։ Այս հարցի պատասխանը շատ ավելի ճշգրիտ է նկարագրում հաշվապահական համակարգի որակը, քան ժամանակին ներկայացված մեկ հաշվետվությունը։ Որովհետև վստահելի հաշվապահություն նշանակում է ոչ միայն ճիշտ թվեր, այլև շարունակական աշխատանք՝ անկախ նրանից, թե տվյալ պահին ով է նստած համակարգչի առջև։
