Փոքր բիզնեսի հաշվապահությունը պարզեցնող 5 սովորություն
Փոքր բիզնեսի սեփականատերերի համար հաշվապահությունը հաճախ ընկալվում է որպես անհրաժեշտ, բայց բավական բարդ գործընթաց։ Հարկային հաշվետվություններ, հաշիվներ, բանկային գործարքներ, աշխատավարձեր, պայմանագրեր, մատակարարների վճարումներ և այլն։ Այս ամենը կարող է բավական ժամանակ խլել հատկապես այն դեպքում, երբ բիզնեսի սեփականատերը միաժամանակ զբաղվում է վաճառքով, հաճախորդներով և ընկերության զարգացման հարցերով։ Իրականում փոքր բիզնեսի հաշվապահությունը կարելի է զգալիորեն պարզեցնել՝ ձևավորելով ընդամենը մի քանի ճիշտ սովորություն։ Դրանք չեն պահանջում ֆինանսական մասնագիտական գիտելիքներ, սակայն օգնում են նվազեցնել սխալների հավանականությունը, ժամանակին տրամադրել անհրաժեշտ տեղեկատվությունը հաշվապահին և ավելի լավ հասկանալ սեփական բիզնեսի ֆինանսական վիճակը։
Ստորև ներկայացնենք հինգ սովորություն, որոնք հատկապես օգտակար են փոքր և միջին բիզնեսների համար։
1. Մի հետաձգեք փաստաթղթերի փոխանցումը հաշվապահին
Փոքր բիզնեսներում ամենատարածված խնդիրներից մեկը փաստաթղթերը մինչև ամսվա վերջ կամ նույնիսկ հաշվետվության վերջնաժամկետը կուտակելն է։ Օրինակ՝ ամսվա ընթացքում ընկերությունը գնում է ապրանքներ, ստանում է տարբեր ծառայություններ, կատարում է արտասահմանյան վճարումներ կամ աշխատում է անհատ ձեռնարկատերերի հետ։ Եթե համապատասխան հաշիվները, պայմանագրերը կամ ակտերը հաշվապահին փոխանցվում են միայն ամսվա վերջում, հաշվապահական թիմը ստիպված է կարճ ժամանակահատվածում մշակել մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն։ Դա բնականաբար մեծացնում է սխալի հավանականությունը։ Ավելի արդյունավետ մոտեցում է փաստաթղթերը փոխանցել դրանց առաջացման պահին կամ, օրինակ, շաբաթական մեկ անգամ։
Այս սովորությունը հատկապես կարևոր է այն ընկերությունների համար, որոնք օգտվում են արտաքին հաշվապահական ծառայություններ մատուցող կազմակերպությունից։ Հաշվապահը կարող է ճիշտ և ժամանակին կատարել իր աշխատանքը միայն այն դեպքում, երբ ունի ամբողջ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը։ Լավ կազմակերպված գործընթացի դեպքում ընկերության աշխատակիցները նույնպես պետք է հստակ իմանան՝ որտե՞ղ և ու՞մ պետք է ուղարկվեն մատակարարներից ստացված հաշիվները, պայմանագրերը, ակտերը և այլ ֆինանսական փաստաթղթերը։
2. Բիզնեսի և անձնական ծախսերը պահեք տարանջատվեն
Փոքր բիզնեսում սեփականատիրոջ և ընկերության ֆինանսները հաճախ խառնվում են։ Սեփականատերը կարող է իր անձնական քարտով վճարել ընկերության ծախսը, իսկ երբեմն ընկերության հաշվից կատարել անձնական բնույթի վճարում։ Առաջին հայացքից սա կարող է փոքր խնդիր թվալ, հատկապես եթե ընկերության գործարքների քանակը մեծ չէ։ Սակայն ժամանակի ընթացքում նման մոտեցումը զգալիորեն բարդացնում է հաշվապահությունը։ Հաշվապահը ստիպված է յուրաքանչյուր գործարքի դեպքում պարզել՝ արդյո՞ք վճարումը կապված է ընկերության գործունեության հետ, կա՞ համապատասխան հիմնավորող փաստաթուղթ և ինչպե՞ս այն պետք է արտացոլվի հաշվապահական հաշվառման մեջ։ Ավելի ճիշտ է հնարավորինս բոլոր բիզնես ծախսերը կատարել ընկերության բանկային հաշվից կամ ընկերության համար նախատեսված քարտից։ Սա ոչ միայն պարզեցնում է հաշվապահական գործընթացը, այլ նաև սեփականատիրոջը տալիս է բիզնեսի իրական դրամական հոսքերի ավելի հստակ պատկեր։ Երբ բիզնեսը սկսում է աճել, նման պարզ կանոնները դառնում են հատկապես կարևոր։ Փորձառու հաշվապահական ընկերություններ հաճախ հենց այսպիսի կազմակերպչական հարցերի կարգավորումից են սկսում նոր հաճախորդի հաշվապահական գործընթացների բարելավումը։
3. Ամեն շաբաթ ստուգեք բանկային հաշիվը և պարտքերը
Շատ սեփականատերեր ֆինանսական ցուցանիշներին նայում են հիմնականում այն ժամանակ, երբ անհրաժեշտ է որևէ վճարում կատարել։ Սակայն միայն բանկային հաշվի մնացորդը տեսնելը բավարար չէ։ Օրինակ՝ ընկերության հաշվին կարող է լինել 10 միլիոն դրամ։ Առաջին հայացքից թվում է, որ ֆինանսական վիճակը լավ է։ Բայց եթե ընկերությունը մոտ օրերին պետք է 6 միլիոն դրամ վճարի մատակարարներին, 2 միլիոն դրամ՝ աշխատավարձ, իսկ ևս 1 միլիոն դրամ՝ հարկեր, ապա իրականում ազատ գումարը շատ ավելի փոքր է։ Օգտակար սովորություն է շաբաթական մեկ անգամ ընդամենը 10–15 րոպե հատկացնել և ստուգել երեք հիմնական ցուցանիշ՝ բանկային հաշվի մնացորդը, հաճախորդներից ստացվելիք գումարները և մոտ ժամանակում կատարվելիք պարտադիր վճարումները։ Այս պարզ ստուգումը թույլ է տալիս շատ ավելի վաղ նկատել հնարավոր դրամական խնդիրները։ Եթե հաճախորդը ուշացնում է վճարումը, կարելի է ժամանակին հիշեցնել նրան։ Եթե առաջիկայում մեծ հարկային կամ մատակարարի վճարում կա, սեփականատերը կարող է նախապես պլանավորել դրամական հոսքերը։ Հաշվապահությունը այդ դեպքում այլևս միայն անցած գործարքները գրանցելու գործիք չէ։ Այն սկսում է օգնել բիզնեսի կառավարմանը։
4. Յուրաքանչյուր վճարման համար հարցրեք՝ «ունե՞նք փաստաթուղթ»
Փոքր բիզնեսներում հաճախ է հանդիպում իրավիճակ, երբ ընկերությունը վճարում է որևէ ծառայության կամ ապրանքի համար, սակայն համապատասխան փաստաթուղթ չի ստանում։ Մի քանի շաբաթ կամ ամիս անց հաշվապահը խնդրում է հաշիվ, պայմանագիր կամ ակտ, և սկսվում է փաստաթղթի որոնումը։ Երբեմն մատակարարը փաստաթուղթը ուղարկում է անմիջապես, երբեմն պետք է մի քանի անգամ հիշեցնել, իսկ երբեմն այն արդեն դժվար է ստանալ։ Այս խնդրից կարելի է խուսափել շատ պարզ սովորությամբ։ Յուրաքանչյուր բիզնես վճարում կատարելիս պետք է համոզվել, որ կա կամ լինելու է գործարքը հիմնավորող համապատասխան փաստաթուղթ։ Հատկապես կարևոր է սա ծառայությունների, խորհրդատվության, մարքեթինգի, ծրագրային ապահովման, արտասահմանյան մատակարարների և այլ ոչ այնքան ստանդարտ ծախսերի դեպքում։ Փաստաթուղթը պարզապես հաշվապահի պահանջ չէ։ Այն կարող է կարևոր լինել նաև ծախսի հարկային ընդունելիությունը հիմնավորելու, գործարքի բովանդակությունը ցույց տալու կամ հնարավոր հարկային հարցման դեպքում ընկերության դիրքը պաշտպանելու համար։ Որակյալ հաշվապահական ծառայություններ մատուցելիս հաշվապահը սովորաբար ոչ միայն գրանցում է ստացված փաստաթուղթը, այլ նաև ստուգում է՝ արդյոք այն բավարար է տվյալ գործարքը ճիշտ ձևակերպելու համար։
5. Ամսական մեկ անգամ քննարկեք ոչ միայն հարկերը, այլ նաև բիզնեսի թվերը
Շատ փոքր ընկերություններ իրենց հաշվապահի հետ շփվում են հիմնականում մեկ հարցով՝ «որքա՞ն հարկ պետք է վճարենք»։ Սակայն հաշվապահական տվյալները կարող են սեփականատիրոջը շատ ավելի օգտակար տեղեկատվություն տալ։ Ամսական մեկ անգամ արժե հասկանալ առնվազն մի քանի հիմնական թիվ։
- Որքա՞ն եկամուտ է ստացել ընկերությունը։
- Որքա՞ն են եղել հիմնական ծախսերը։
- Որքա՞ն է իրական շահույթը։
- Որքա՞ն գումար են պարտք հաճախորդները։
- Ի՞նչ պարտավորություններ ունի ընկերությունը մատակարարների կամ այլ գործընկերների նկատմամբ։
Այս հարցերի պատասխանը թույլ է տալիս հասկանալ ոչ միայն անցած ամսվա արդյունքը, այլ նաև նկատել բիզնեսի միտումները։ Օրինակ՝ վաճառքը կարող է աճել, սակայն շահույթը նվազել։ Դա կարող է նշանակել, որ ծախսերն ավելի արագ են աճում, քան եկամուտը։ Կամ ընկերության հաշվին կարող է բավական գումար լինել, սակայն հաճախորդների պարտքերը յուրաքանչյուր ամիս ավելանան։ Սա արդեն ազդանշան է, որ անհրաժեշտ է վերանայել վճարումների վերահսկման գործընթացը։ Այստեղ է, որ պրոֆեսիոնալ հաշվապահական ընկերություններ կարող են արժեք ստեղծել ոչ միայն հաշվետվություններ ներկայացնելով, այլ նաև օգնելով սեփականատիրոջը ճիշտ հասկանալ թվերի իմաստը։
Լավ հաշվապահությունը սկսվում է ճիշտ գործընթացներից
Փոքր բիզնեսի հաշվապահությունը պարտադիր չէ բարդ լինի։ Շատ դեպքերում խնդիրները առաջանում են ոչ թե բարդ հարկային օրենսդրությունից, այլ ամենօրյա գործընթացների անկազմակերպ լինելու պատճառով։ Փաստաթղթերը ուշ են փոխանցվում, անձնական և բիզնես վճարումները խառնվում են, հաճախորդների պարտքերը չեն վերահսկվում, իսկ ֆինանսական արդյունքները քննարկվում են միայն տարվա վերջում։ Եթե ընկերությունը ձևավորում է հինգ պարզ սովորություն՝ ժամանակին փոխանցել փաստաթղթերը, առանձնացնել բիզնեսի ֆինանսները անձնականից, պարբերաբար վերահսկել բանկային մնացորդներն ու պարտքերը, յուրաքանչյուր վճարման համար ունենալ հիմնավորող փաստաթուղթ և ամսական վերլուծել հիմնական ֆինանսական ցուցանիշները, հաշվապահական գործընթացը դառնում է շատ ավելի կանխատեսելի։ Իսկ հաշվապահը կարող է ավելի քիչ ժամանակ ծախսել բացակայող փաստաթղթեր որոնելու և սխալներ ուղղելու վրա և ավելի շատ ժամանակ տրամադրել ընկերությանը օգտակար տեղեկատվություն տրամադրելուն։
Ի վերջո, լավ կազմակերպված հաշվապահական ծառայություններ նշանակում են ոչ միայն հաշվետվությունների ժամանակին ներկայացում։ Լավ հաշվապահությունը պետք է օգնի սեփականատիրոջը հասկանալ, թե ինչ է իրականում տեղի ունենում իր բիզնեսում և ավելի վստահ ֆինանսական որոշումներ կայացնել։
