5 привычек, которые упрощают бухгалтерию небольшого бизнеса
Для владельцев небольшого бизнеса бухгалтерия часто воспринимается как необходимый, но достаточно сложный процесс. Налоговая отчетность, счета, банковские операции, заработная плата, договоры, платежи поставщикам - все это может отнимать немало времени, особенно когда собственник бизнеса одновременно занимается продажами, клиентами и развитием компании. На самом деле бухгалтерию небольшого бизнеса можно значительно упростить, сформировав всего несколько правильных привычек. Они не требуют специальных финансовых знаний, но помогают снизить вероятность ошибок, своевременно предоставлять бухгалтеру необходимую информацию и лучше понимать финансовое состояние собственного бизнеса.
Ниже рассмотрим пять привычек, которые особенно полезны для малого и среднего бизнеса.
1. Не откладывайте передачу документов бухгалтеру
Одна из наиболее распространенных проблем в небольших компаниях - накапливать документы до конца месяца или даже до наступления срока сдачи отчетности. Например, в течение месяца компания приобретает товары, получает различные услуги, осуществляет зарубежные платежи или работает с индивидуальными предпринимателями. Если соответствующие счета, договоры или акты передаются бухгалтеру только в конце месяца, бухгалтерской команде приходится обрабатывать большой объем информации за очень короткое время. Естественно, это повышает вероятность ошибок. Более эффективный подход - передавать документы сразу после их получения или, например, один раз в неделю. Эта привычка особенно важна для компаний, которые пользуются услугами внешней организации, предоставляющей бухгалтерские услуги в Армении. Бухгалтер может правильно и своевременно выполнить свою работу только тогда, когда располагает всей необходимой информацией. При хорошо организованном процессе сотрудники компании также должны четко знать, куда и кому необходимо направлять полученные от поставщиков счета, договоры, акты и другие финансовые документы.
2. Разделяйте личные расходы и расходы бизнеса
В небольшом бизнесе финансы владельца и компании нередко смешиваются. Собственник может оплатить расходы компании своей личной картой, а иногда, наоборот, совершить платеж личного характера с банковского счета компании. На первый взгляд это может показаться незначительной проблемой, особенно если количество операций в компании невелико. Однако со временем такой подход существенно усложняет бухгалтерский учет. По каждой подобной операции бухгалтеру приходится выяснять, связан ли платеж с деятельностью компании, имеется ли подтверждающий документ и каким образом операция должна быть отражена в бухгалтерском учете. По возможности все расходы бизнеса лучше оплачивать с банковского счета компании или с банковской карты, предназначенной именно для корпоративных расходов. Это не только упрощает бухгалтерский процесс, но и позволяет владельцу получить гораздо более четкое представление о реальном движении денежных средств бизнеса. Когда компания начинает расти, такие простые правила приобретают еще большее значение. Опытные бухгалтерские компании в Армении часто начинают улучшение бухгалтерских процессов нового клиента именно с решения подобных организационных вопросов.
3. Раз в неделю проверяйте банковские счета и задолженности
Многие владельцы бизнеса обращают внимание на финансовые показатели главным образом тогда, когда необходимо произвести какой-либо платеж. Однако одного взгляда на остаток средств на банковском счете недостаточно. Например, на банковском счете компании может находиться 10 миллионов драмов. На первый взгляд финансовое положение выглядит вполне благополучным. Но если в ближайшие дни компания должна выплатить 6 миллионов драмов поставщикам, 2 миллиона - сотрудникам в виде заработной платы, а еще 1 миллион - в виде налогов, реальная сумма свободных денежных средств оказывается значительно меньше. Полезная привычка - один раз в неделю выделять всего 10–15 минут на проверку трех основных показателей: остатка средств на банковских счетах, дебиторской задолженности клиентов и обязательных платежей, которые предстоит произвести в ближайшее время. Такая простая проверка позволяет намного раньше заметить возможные проблемы с денежными средствами. Если клиент задерживает оплату, ему можно своевременно напомнить об этом. Если в ближайшее время предстоит крупный налоговый платеж или оплата поставщику, собственник может заранее спланировать денежные потоки. В таком случае бухгалтерия перестает быть исключительно инструментом для регистрации уже совершенных операций. Она начинает помогать в управлении бизнесом.
4. При каждом платеже спрашивайте: «Есть ли у нас документ?»
В небольших компаниях часто возникает ситуация, когда бизнес оплачивает товар или услугу, но не получает соответствующего документа. Через несколько недель или месяцев бухгалтер запрашивает счет, договор или акт, после чего начинаются поиски документа. Иногда поставщик отправляет его сразу. Иногда приходится напоминать несколько раз. А в некоторых случаях получить необходимый документ спустя длительное время становится уже сложно. Избежать этой проблемы помогает очень простая привычка. При совершении каждого бизнес-платежа следует убедиться, что имеется или будет получен соответствующий документ, подтверждающий операцию. Это особенно важно в случае услуг, консультаций, маркетинга, программного обеспечения, расчетов с зарубежными поставщиками и других менее стандартных расходов. Документ - это не просто требование бухгалтера. Он может быть необходим для обоснования налоговой приемлемости расхода, подтверждения содержания операции или защиты позиции компании в случае возможных вопросов со стороны налоговых органов. При предоставлении качественных бухгалтерских услуг в Армении бухгалтер, как правило, не только регистрирует полученный документ, но и проверяет, достаточно ли его для правильного оформления конкретной операции.
5. Раз в месяц обсуждайте не только налоги, но и показатели бизнеса
Многие небольшие компании общаются со своим бухгалтером в основном по одному вопросу: «Сколько налогов нам нужно заплатить?» Однако бухгалтерские данные способны предоставить собственнику гораздо больше полезной информации. Хотя бы один раз в месяц стоит анализировать несколько основных показателей.
- Какой доход получила компания?
- Каковы были основные расходы?
- Какова реальная прибыль?
- Сколько денег должны компании клиенты?
Какие обязательства имеются перед поставщиками и другими партнерами? Ответы на эти вопросы позволяют понять не только результат прошедшего месяца, но и увидеть тенденции в развитии бизнеса. Например, продажи могут расти, а прибыль - снижаться. Это может означать, что расходы увеличиваются быстрее, чем доходы. Или на банковском счете компании может находиться достаточно средств, но при этом задолженность клиентов ежемесячно увеличивается. Это уже сигнал о необходимости пересмотреть процесс контроля поступления платежей. Именно здесь профессиональные бухгалтерские компании в Армении могут создавать дополнительную ценность не только за счет подготовки и подачи отчетности, но и помогая собственнику правильно понимать, что именно означают цифры.
Хорошая бухгалтерия начинается с правильных процессов
Бухгалтерия небольшого бизнеса вовсе не обязательно должна быть сложной. Во многих случаях проблемы возникают не из-за сложности налогового законодательства, а из-за недостаточно организованных ежедневных процессов. Документы передаются с опозданием, личные и корпоративные платежи смешиваются, задолженности клиентов не контролируются, а финансовые результаты обсуждаются только в конце года. Если компания формирует пять простых привычек - своевременно передавать документы, отделять финансы бизнеса от личных средств, регулярно контролировать банковские остатки и задолженности, иметь подтверждающий документ по каждому платежу и ежемесячно анализировать основные финансовые показатели - бухгалтерский процесс становится значительно более предсказуемым. При этом бухгалтер может тратить меньше времени на поиск отсутствующих документов и исправление ошибок и больше - на предоставление компании действительно полезной информации. В конечном итоге хорошо организованные бухгалтерские услуги в Армении - это не только своевременная подготовка и сдача отчетности. Хорошая бухгалтерия должна помогать собственнику понимать, что на самом деле происходит в его бизнесе, и принимать более уверенные финансовые решения.
