5 նշան, որ ընկերության հաշվապահական համակարգը արդեն չի համապատասխանում բիզնեսի չափին
Ձեր բիզնեսը մեծացել է, իսկ հաշվապահական համակարգը հասցրե՞լ է նրա հետևից։
Եթե հաշվետվությունները պատրաստվում են վերջին պահին, սեփականատերը չի տեսնում իրական ֆինանսական պատկերը, իսկ ռիսկերը հայտնաբերվում են ուշ՝ հաշվապահական համակարգը վերանայելու ժամանակն է։
Բիզնեսի աճը սովորաբար շատ հաճելի փուլ է։ Ավելանում են հաճախորդները, մեծանում է շրջանառությունը, թիմը համալրվում է նոր աշխատակիցներով, ընկերությունը սկսում է աշխատել նոր գործընկերների, նոր շուկաների, երբեմն նաև նոր արժույթների հետ։ Սեփականատիրոջ համար սա հաջողության նշան է։ Բայց շատ հաճախ հենց այս փուլում է առաջանում մի վտանգ, որը սկզբում գրեթե չի երևում` բիզնեսը մեծանում է, իսկ հաշվապահական համակարգը մնում է նույնը։
Սկզբում ամեն ինչ կարող էր շատ պարզ լինել։ Մի քանի հաշիվ-ապրանքագիր, մեկ-երկու աշխատակից, մեկ բանկային հաշիվ, քիչ թվով մուտքեր և ելքեր։ Այդ պայմաններում հաշվապահությունը կարող էր աշխատել գրեթե «ձեռքով»՝ Excel-ով, պարզ հիշեցումներով, հաշվապահի անձնական վերահսկողությամբ։ Բայց երբ բիզնեսը սկսում է աճել, նույն մոտեցումը այլևս բավարար չէ։ Այն, ինչ նախկինում աշխատում էր, սկսում է ստեղծել ուշացումներ, սխալներ, չվերահսկվող ռիսկեր և սեփականատիրոջ համար անորոշ պատկեր։
Հաշվապահությունը միայն հարկային հաշվետվություններ ներկայացնելը չէ։ Այն բիզնեսի ֆինանսական հիշողությունն է, ռիսկերի վաղ ազդանշանային համակարգը և որոշումների հիմքը։ Եթե այդ համակարգը չի համապատասխանում ընկերության իրական չափին, ապա սեփականատերը կարող է ուշ հասկանալ, որ խնդիր կա։ Ահա 5 նշան, որոնք ցույց են տալիս, որ ընկերության հաշվապահական համակարգը արդեն պետք է վերանայել։
1. Սեփականատերը չի տեսնում իրական ֆինանսական պատկերը
Առաջին և ամենակարևոր նշանը այն է, երբ սեփականատերը այլևս հստակ չի հասկանում՝ ինչ է իրականում տեղի ունենում ընկերության ֆինանսներում։ Թղթերով կարող է լինել շահույթ, բայց բանկային հաշվում գումարը չի ավելանում։ Վաճառքները կարող են աճել, բայց ամսվա վերջում կրկին դժվար է լինում վճարել աշխատավարձերը կամ հարկերը։ Ընկերությունը կարող է ունենալ մեծ շրջանառություն, բայց միևնույն ժամանակ մշտապես զգալ դրամական միջոցների պակաս։
Սա հաճախ նշանակում է, որ հաշվապահական համակարգը գրանցում է գործարքները, բայց չի տալիս կառավարչական պատկեր։ Օրինակ՝ չկա պարզ հաշվետվություն դեբիտորական պարտքերի մասին, պարզ չէ՝ ով որքան է պարտք ընկերությանը, ինչ ժամկետով, որ հաճախորդների հետ է առաջանում ուշացում։ Նույնը կարող է լինել կրեդիտորական պարտքերի մասով: Ընկերությունը գիտի, որ ունի վճարումներ, բայց չունի համակարգված պատկեր՝ երբ, ում և որքան պետք է վճարի։
Փոքր բիզնեսի համար երբեմն բավարար է բանկային հաշվի մնացորդին նայելն ու մոտավոր պատկեր ունենալը։ Բայց ավելի մեծ ընկերության համար դա վտանգավոր է։ Բանկային մնացորդը չի ցույց տալիս ամբողջ ճշմարտությունը։ Այն չի ասում՝ ինչքան գումար դեռ պետք է գա հաճախորդներից, ինչքան հարկային պարտավորություն է կուտակվում, ինչ վճարումներ են սպասվում առաջիկա շաբաթներին, և արդյոք ընկերության շահույթը իրականում վերածվում է դրամական հոսքի։
Եթե սեփականատերը ֆինանսական որոշումներ է կայացնում ոչ թե հաշվետվությունների, այլ զգացողությունների հիման վրա, դա արդեն լուրջ ազդանշան է։
2. Հաշվետվությունները պատրաստվում են վերջին պահին
Երկրորդ նշանը մշտական շտապողականությունն է։ Եթե հարկային հաշվետվությունները, աշխատավարձի հաշվարկները, վճարման հանձնարարականները կամ ներքին հաշվետվությունները պատրաստվում են վերջին օրը կամ վերջին ժամերին, նշանակում է՝ համակարգը կախված է մարդկանց հերոսական ջանքերից, ոչ թե ճիշտ գործընթացներից։
Շատ ընկերություններում այս իրավիճակը դառնում է սովորական։ Ամսվա վերջում բոլորը շտապում են, փաստաթղթերը հավաքվում են ուշ, տնօրենը վերջին պահին հիշում է ինչ-որ վճարման կամ բոնուսի մասին, հաշվապահը փորձում է ամեն ինչ հասցնել․․․ Այդ ամենի հետևանքով սխալի ռիսկը մեծանում է։ Արտաքինից թվում է, թե աշխատանքը կատարվեց՝ հաշվետվությունը ներկայացվեց, աշխատավարձը վճարվեց, հարկը փոխանցվեց։ Բայց իրականում սա կայուն համակարգ չէ։
Եթե ամեն ամիս նույն սթրեսը կրկնվում է, խնդիրը կոնկրետ ամսվա մեջ չէ։ Խնդիրը այն է, որ հաշվապահական գործընթացը չունի հստակ ժամանակացույց, պատասխանատուներ, վերահսկման կետեր և փոխարինման մեխանիզմներ։ Երբ ընկերությունը փոքր է, մեկ փորձառու հաշվապահը կարող է հիշել ամեն ինչ։ Բայց երբ գործարքների քանակը մեծանում է, հիշողությունը այլևս չի կարող լինել համակարգի հիմքը։
Աճող բիզնեսին անհրաժեշտ է ոչ միայն հաշվապահ, այլ հաշվապահական գործընթաց։ Պետք է պարզ լինի՝ երբ են հավաքվում փաստաթղթերը, ով է ստուգում դրանք, ով է պատրաստում հաշվետվությունը, ով է վերանայում, ով է հաստատում, և ինչպես է վերահսկվում վերջնական ներկայացումը։ Հակառակ դեպքում ընկերությունը միշտ աշխատելու է հրդեհի մարման ռեժիմով։
3. Փաստաթղթերը հավաքվում են ուշ կամ ոչ ամբողջական
Երրորդ նշանը փաստաթղթային անկարգապահությունն է։ Բիզնեսում կարող են լինել իրական ծախսեր, կատարված աշխատանքներ, վճարված գումարներ, բայց եթե դրանց հիմքում պատշաճ փաստաթղթեր չկան, հաշվապահական և հարկային տեսանկյունից դրանք դառնում են ռիսկային։
Շատ ընկերություններ աճի փուլում կենտրոնանում են վաճառքի վրա, ինչը բնական է։ Բայց միևնույն ժամանակ մոռանում են, որ ամեն գործարք պետք է ունենա ճիշտ ձևակերպում։ Պայմանագիրը ստորագրված չէ, ակտը ուշ է կազմվում, հաշիվ-ապրանքագիրը չի ստացվել, ծախսի նպատակը հստակ չէ, աշխատակիցը վճարում է անձնական քարտով, հետո փորձում են դա ինչ-որ կերպ ձևակերպել։ Սկզբում այս ամենը կարող է թվալ մանրուք։ Բայց երբ գործարքների թիվը մեծանում է, մանրուքները վերածվում են համակարգային ռիսկի։
Հարկային ստուգումների ժամանակ հիմնական հարցերից մեկը հենց փաստաթղթերի հիմնավորումն է։ Եթե ծախսը իրական է եղել, բայց փաստաթղթային փաթեթը թույլ է, ընկերությունը կարող է խնդիր ունենալ։ Իսկ եթե այդպիսի դեպքերը շատ են, ռիսկը դառնում է ոչ թե մեկ սխալի, այլ ամբողջ հաշվապահական համակարգի խնդիր։
Աճող ընկերության համար կարևոր է ունենալ փաստաթղթաշրջանառության պարզ կանոններ։ Օրինակ՝ առանց պայմանագրի չսկսել ծառայությունը, առանց ակտի չփակել գործարքը, առանց հաշվապահության հետ համաձայնեցման չկատարել ոչ ստանդարտ վճարումներ, և յուրաքանչյուր ծախսի համար ունենալ բիզնես նպատակն ապացուցող հիմք։ Սա բյուրոկրատիա չէ․ սա բիզնեսի պաշտպանություն է։
4. Հարկային ռիսկերը հայտնաբերվում են արդեն փաստից հետո
Չորրորդ նշանը այն է, երբ հարկային հարցերը քննարկվում են ոչ թե գործարքից առաջ, այլ գործարքից հետո։ Օրինակ՝ ընկերությունը արդեն կնքել է նոր պայմանագիր, սկսել է նոր տեսակի ծառայություն մատուցել, ստացել է վճարում արտերկրից կամ վճարել է ոչ ռեզիդենտ գործընկերոջը, և միայն հետո է առաջանում հարցը՝ արդյոք այստեղ կա ԱԱՀ, շահութահարկ, աղբյուրի մոտ պահվող հարկ, շրջանառության հարկի ռիսկ կամ այլ պարտավորություն։
Փոքր բիզնեսում շատ որոշումներ ընդունվում են արագ։ Բայց բիզնեսի աճի հետ յուրաքանչյուր նոր գործարք կարող է ունենալ հարկային հետևանքներ։ Նոր հաճախորդ, նոր երկիր, նոր ծառայության տեսակ, նոր պայմանագրային ձևաչափ, նոր աշխատակից կամ նոր գործընկեր․ այս ամենը կարող է փոխել հարկային պատկերը։
Եթե հաշվապահությունը ներգրավվում է միայն վերջում, այն դառնում է ոչ թե խորհրդատու, այլ սխալները գրանցող բաժին։ Իսկ ճիշտ համակարգում հաշվապահությունը պետք է մասնակցի կարևոր որոշումների նախնական փուլում։ Երբ ընկերությունը պատրաստվում է մեծ պայմանագիր կնքել, նոր շուկա մտնել կամ փոխել բիզնես մոդելը, հարկային և հաշվապահական գնահատումը պետք է լինի որոշման մաս։
Այստեղ է, որ որակյալ հաշվապահական ծառայություններ Հայաստանում փնտրելիս պետք է ուշադրություն դարձնել ոչ միայն հաշվետվություններ ներկայացնելու կարողությանը, այլ նաև խորհրդատվական մտածողությանը։ Լավ հաշվապահական գործընկերը պետք է ոչ միայն արձանագրի անցյալը, այլ նաև օգնի կանխել ապագա ռիսկերը։
5. Ամեն ինչ կախված է մեկ մարդուց
Հինգերորդ նշանը չափազանց մեծ կախվածությունն է մեկ հաշվապահից կամ մեկ աշխատակցից։ Եթե միայն մեկ մարդ գիտի՝ որտեղ են ֆայլերը, ինչպես են հաշվարկվում աշխատավարձերը, որ հաճախորդի հետ ինչ պայմանավորվածություն կա, ինչ ժամկետներով են ներկայացվում հաշվետվությունները, ինչ խնդիրներ կան հարկայինի հետ, ապա ընկերությունը ունի ոչ թե համակարգ, այլ կախվածություն։
Սա հատկապես վտանգավոր է աճող բիզնեսի համար։ Մարդը կարող է հիվանդանալ, արձակուրդ գնալ, տեղափոխվել այլ աշխատանքի կամ պարզապես ծանրաբեռնվածությունից սխալվել։ Եթե նրա բացակայության դեպքում ընկերությունը չի կարողանում շարունակել բնական աշխատանքը, նշանակում է՝ հաշվապահական համակարգը թույլ է։
Հասուն համակարգում պետք է լինեն ոչ միայն մարդիկ, այլ նաև կանոններ, ֆայլերի կառուցվածք, վերահսկման ցուցակներ, կրկնակի ստուգում, աշխատանքների բաշխում և փոխարինման հնարավորություն։ Որքան մեծ է ընկերությունը, այնքան ավելի կարևոր է, որ հաշվապահական գիտելիքը չմնա մեկ մարդու գլխում։ Այն պետք է վերածվի գործընթացի։
Սա չի նշանակում, որ ընկերությունը պետք է անպայման ունենա մեծ հաշվապահական բաժին։ Երբեմն ճիշտ լուծումը ներքին հաշվապահի և արտաքին մասնագիտական թիմի համադրությունն է։ Ներքին հաշվապահը կարող է զբաղվել ընթացիկ աշխատանքներով, իսկ արտաքին գործընկերը՝ վերահսկել բարդ հարցերը, հարկային ռիսկերը, հաշվետվությունների որակը և համակարգի զարգացումը։
Եզրակացություն
Բիզնեսի աճը միայն վաճառքի աճ չէ։ Դա նաև կառավարման, ֆինանսների, հարկերի և փաստաթղթաշրջանառության բարդացում է։ Եթե հաշվապահական համակարգը չի աճում բիզնեսի հետ միասին, այն սկսում է դառնալ խոչընդոտ։ Սկզբում դա երևում է փոքր ուշացումներով, չպարզաբանված մնացորդներով, վերջին պահին պատրաստվող հաշվետվություններով։ Հետո կարող են առաջանալ ավելի լուրջ խնդիրներ՝ հարկային ռիսկեր, սխալ որոշումներ, դրամական հոսքերի ճգնաժամ և սեփականատիրոջ վերահսկողության կորուստ։
Ուստի ժամանակ առ ժամանակ արժե ոչ միայն հարցնել՝ արդյոք հաշվետվությունները ներկայացված են, այլ նաև՝ արդյոք հաշվապահական համակարգը համապատասխանում է ընկերության այսօրվա չափին։ Այն, ինչ բավարար էր երեք տարի առաջ, կարող է այսօր արդեն ռիսկ լինել։
Ուժեղ հաշվապահությունը պարզապես ծախս չէ։ Այն բիզնեսի անվտանգության, թափանցիկության և կայուն աճի հիմքերից մեկն է։ Իսկ եթե ընկերությունը մեծանում է, հաշվապահական համակարգն էլ պետք է մեծանա՝ ոչ թե քանակով միայն, այլ որակով, վերահսկողությամբ և կանխատեսելու կարողությամբ։
