В декабре будет уже поздно
7 проверок, которые бизнесу нужно провести до конца третьего квартала
Один из последних дней сентября. Владелец компании открывает отчет о продажах и с удовлетворением видит, что оборот за первые девять месяцев вырос по сравнению с прошлым годом. Команда работает, клиенты платят, подписываются новые договоры. Кажется, можно спокойно продолжать до декабря, а к итогам года вернуться уже после новогодней суеты.
Но в декабре бухгалтер сообщает, что задолженность нескольких клиентов давно должна была быть погашена, фактические остатки на складе не совпадают с данными программы, по некоторым расходам не хватает подтверждающих документов, а часть оборудования, приобретенного в течение года, все еще оформлена неправильно. Одновременно приближаются сроки сдачи отчетности, партнеры уходят в отпуск, и решение каждой проблемы занимает больше времени, чем обычно.
Эта история знакома многим компаниям. Закрытие года нередко воспринимают как декабрьскую работу бухгалтера, хотя при правильно организованном бухгалтерском учете оно начинается еще в сентябре. Конец третьего квартала - лучшее время, чтобы остановиться, сопоставить цифры и исправить ошибки, пока для этого еще есть время. Вот семь проверок, способных уберечь бизнес от неприятных сюрпризов в конце года. Это также подходящий момент для отдельной встречи владельца компании с бухгалтером. Не для обсуждения очередного платежа или отчета, а для совместного анализа общей картины. Одна такая встреча часто выявляет вопросы, которые месяцами терялись в повседневной переписке и срочных поручениях.
1 Проверьте, кто и сколько должен бизнесу
Факт продажи еще не означает, что деньги получены. В отчетности может отражаться внушительный доход, но на банковском счете средств не будет, потому что клиенты задерживают оплату. В конце сентября следует составить полный перечень дебиторской задолженности с указанием клиента, суммы и срока платежа. Особенно важно выделить долги с уже истекшим сроком оплаты. Иногда выясняется, что клиент не заплатил не из-за финансовых трудностей, а потому, что ему не отправили счет, не подписали акт или обнаружилось несоответствие условиям договора. Если выявить такой вопрос в сентябре, вероятность получить деньги до конца года будет значительно выше.
2 Не забывайте и о собственных обязательствах
С таким же вниманием нужно изучить кредиторскую задолженность. Кому должна заплатить компания, когда наступает срок, есть ли неподтвержденные суммы или расчеты, не сверенные с поставщиками? Небольшое расхождение может остаться незаметным в течение года, но к его концу привести к спору или проблеме с денежными потоками. Эта проверка также помогает спрогнозировать платежи на ближайшие три месяца. Владелец понимает, действительно ли свободны имеющиеся деньги или они уже предназначены для уплаты налогов, расчетов с поставщиками, выплаты зарплат и погашения кредитов.
3 Сопоставьте договоры, счета и платежи
Три основных источника информации о сделке должны рассказывать одну и ту же историю. Услуга, указанная в договоре, выставленный счет и назначение банковского платежа должны соответствовать друг другу. Если договор говорит об одном, счет - о другом, а назначение платежа сформулировано слишком общо, вопросы могут возникнуть не только у партнера, но и у налогового органа. Следует выбрать крупные и нестандартные сделки года и проверить всю цепочку связанных с ними документов. Особого внимания требуют авансы, операции с зарубежными партнерами, займы, платежи взаимозависимым лицам и долгосрочные услуги. Корректный налоговый учет возможен только тогда, когда экономическое содержание сделки четко подтверждено документами.
4 Пересчитайте склад, а не только цифры в программе
Программа может показывать сто единиц товара, хотя фактически на складе их девяносто шесть. Причиной может быть ошибка при вводе данных, неоформленное перемещение, поврежденный товар, возврат или обычная человеческая невнимательность. Если расхождение обнаружится в декабре, будет трудно установить, когда и почему оно возникло. В конце третьего квартала можно провести выборочную инвентаризацию, начав с самых дорогих, быстро оборачиваемых и рискованных товаров. Это не только бухгалтерская проблема. На складе месяцами могут лежать товары, в которых заморожены деньги бизнеса. Увидев реальную картину, собственник сможет вовремя скорректировать политику закупок или продаж.
5 Пересмотрите основные средства и произведенные инвестиции
В течение года компании приобретают компьютеры, оборудование, мебель, автомобили или ремонтируют помещения. В повседневной работе такие покупки иногда регистрируются просто как платеж, а их правильное бухгалтерское оформление откладывается на потом. В сентябре следует проверить, все ли активы зарегистрированы, введены в эксплуатацию и правильно классифицированы, имеются ли документы о приемке и с верной ли даты начисляется амортизация. Неправильная классификация может изменить как финансовый результат, так и налоговые обязательства.
6 Проверьте документы и расчеты по сотрудникам
За девять месяцев могли измениться зарплаты, должности, графики работы или обязанности сотрудников. Человек продолжает работать на новых условиях, но изменение иногда остается лишь устной договоренностью. В дальнейшем это может создать проблему во взаимоотношениях с работником, проверяющим органом или при ведении налогового учета.
Стоит сопоставить трудовые договоры, приказы, отпуска, сведения о рабочем времени и фактические выплаты. Необходимо также убедиться, что отношения с исполнителями по гражданско-правовым договорам на практике не приобрели признаков трудовых отношений.
7 Выполните предварительный расчет налогов
Налог, подлежащий уплате по итогам года, не должен становиться неожиданностью. На основании данных за девять месяцев уже можно приблизительно рассчитать годовую прибыль, ожидаемые налоги и доступные денежные средства. Если оборот приближается к порогу, установленному для применяемого налогового режима, это тоже следует заметить заранее, а не после превышения лимита. Предварительный расчет позволяет проверить, имеют ли все вычитаемые расходы необходимые обоснования, правильно ли применены налоговые льготы и есть ли сделки, по которым требуется профессиональное заключение. Здесь бухгалтерский учет и налоговый учет соединяются: цифры должны быть не только правильно зарегистрированы, но и отражать реальное положение бизнеса и потенциальные риски.
Конец года должен быть подведением итогов, а не спасательной операцией
Когда эти семь проверок проводятся в сентябре–октябре, декабрь выглядит иначе. Бухгалтер не ищет документы, потерянные несколько месяцев назад, владелец не пытается в последний момент взыскать долги, а команда не восстанавливает события всего года по памяти. Остается лишь обновить уже проверенные данные и спокойно закрыть год.
Правильно организованный бухгалтерский учет - это не только своевременно сданная отчетность. Он должен заранее показывать бизнесу, где накапливается проблема, какие суммы находятся под угрозой и какие решения нужно принять сегодня. Поэтому конец третьего квартала - не просто очередная отчетная дата. Это последняя возможность в текущем году без спешки привести цифры в порядок и встретить декабрь не с неожиданностями, а с подготовленными результатами.
