Почему бухгалтер постоянно задаёт дополнительные вопросы
• «А за что был этот платёж?»
• «Кому вы перевели эту сумму?»
• «Договор есть?»
• «Этот товар вы купили для компании или для личного использования?»
• «Где была оказана услуга?»
Если вы владелец или руководитель бизнеса, скорее всего, хотя бы несколько из этих вопросов вы регулярно слышите от своего бухгалтера. Иногда может даже показаться, что бухгалтер слишком любопытен и хочет знать каждую мелочь, происходящую в компании. На самом деле любопытство бухгалтера почти никогда не носит личного характера. Его задача - понять реальное содержание каждой операции, чтобы правильно отразить её в бухгалтерском учёте и корректно определить налоговые последствия. Проще говоря, бухгалтер задаёт вопросы не потому, что ему интересно, что именно вы купили, а потому, что один и тот же платёж в 100 000 драмов в разных обстоятельствах может иметь совершенно разные бухгалтерские и налоговые последствия.
Банковский перевод — это ещё не вся история
Предположим, бухгалтер видит в банковской выписке перевод на сумму 300 000 драмов. Выписка показывает, сколько денег было перечислено и кому, но не объясняет, за что именно.
Это может быть:
- • аренда офиса;
- • консультационная услуга;
- • аванс за товар;
- • командировочные расходы сотрудника;
- • покупка оборудования;
- • погашение ранее возникшей задолженности;
- • предоставление займа;
- • или даже личный платёж, случайно произведённый со счёта компании.
Сумма одна и та же, но в бухгалтерском учёте все эти операции отражаются совершенно по-разному. Поэтому ответа «мы перевели 300 000 драмов компании ABC» бухгалтеру обычно недостаточно. Следующий вопрос практически неизбежен:
«А конкретно за что?»
И именно здесь начинается то, что некоторые собственники бизнеса в шутку называют «допросом бухгалтера».
«Это просто расход» — для бухгалтера недостаточный ответ
С точки зрения бизнеса многие операции можно просто назвать «расходом». С точки зрения бухгалтерского и налогового учёта всё не так просто. Например, компания купила компьютер за 600 000 драмов. Для собственника это обычный расход: деньги ушли с банковского счёта. Но бухгалтеру необходимо понять, предназначен ли компьютер для долгосрочного использования, должен ли он быть признан основным средством, в течение какого периода нужно начислять амортизацию, как его следует учитывать в налоговом учёте и какие подтверждающие документы имеются. То есть после фразы «мы купили компьютер» у бухгалтера вполне может появиться ещё несколько вопросов. И это нормально. Профессиональные бухгалтерские компании в Армении обычно работают именно по такому принципу. Они не просто переносят банковские операции в бухгалтерскую программу, а стараются понять экономическое содержание каждой существенной сделки.
Одна маленькая деталь может изменить налоговые последствия
Некоторые вопросы бухгалтера иногда кажутся слишком подробными.
Например:
«Эта услуга была оказана в Армении или за рубежом?» Владелец бизнеса может подумать: «Какая разница? Услуга есть услуга». Но с налоговой точки зрения разница иногда бывает очень существенной. Тип услуги, место её оказания, резидентство заказчика или поставщика, условия договора и даже фактическое место использования услуги могут влиять на НДС, налог на прибыль или налоги, удерживаемые при выплатах нерезидентам. То же самое касается приобретения товаров, расходов сотрудников, командировок, компенсаций и многих других операций. Поэтому, когда бухгалтер в очередной раз спрашивает:
«А откуда конкретно была оказана эта услуга?»
он, скорее всего, просто пытается правильно определить налоговые последствия сделки.
Когда написанное в документе не объясняет реальную операцию
Ещё одна распространённая ситуация - договор или счёт есть, но формулировки в нём слишком общие.
Например, в документе написано:
«Консультационные услуги».
Для бухгалтера это почти то же самое, что написать «какая-то услуга».
Какая именно консультация?
• Финансовая?
• Юридическая?
• Маркетинговая?
• Техническая?
• Услуга была оказана один раз или имеет постоянный характер?
• Является ли результатом отчёт, программа или какой-либо другой актив?
Ответы на эти вопросы могут иметь значение не только для бухгалтерского отражения операции, но и для оценки налоговых рисков. Именно здесь становится понятно, почему качественные бухгалтерские услуги в Армении - это не только своевременная сдача отчётности, но и правильное понимание сути бизнес-операций.
«Я уже сказал, что это бизнес-расход»
Эту фразу бухгалтеры тоже слышат довольно часто. Однако для налогового органа одного убеждения собственника в том, что расход связан с бизнесом, не всегда достаточно. Необходимо понять и, по возможности, подтвердить документами: что именно было приобретено - товар или услуга;
• с какой целью;
• кто этим пользовался;
• как это связано с деятельностью компании;
• и имеются ли соответствующие договоры, счета, акты или иные документы.
Например, платёж в ресторане может относиться к деловой встрече с партнёром, мероприятию для сотрудников или просто к личному ужину. Из банковской выписки определить это невозможно. Поэтому бухгалтер и задаёт вопрос.
Хороший бухгалтер иногда должен задавать «неудобные» вопросы
Может показаться странным, но бухгалтер, который никогда не задаёт дополнительных вопросов, не всегда является лучшим вариантом. Если бухгалтер просто принимает любой документ и механически его регистрирует, проблемы могут проявиться через месяцы или даже годы - например, во время налоговой проверки. К этому моменту уже будет сложно вспомнить, зачем был произведён конкретный платёж или что на самом деле подразумевалось под услугой, указанной в договоре.
Именно поэтому профессиональные бухгалтерские компании в Армении стараются выяснять содержание неочевидных операций сразу, в момент их совершения. Да, иногда это означает несколько дополнительных сообщений в WhatsApp или Gmail:
• «За что был этот платёж?»
• «У нас есть документ?»
• «Кто оказывал услугу?»
• «Это точно не личный расход?»
Но цель этих вопросов одна - снизить в будущем налоговые и бухгалтерские риски бизнеса.
Как уменьшить количество вопросов от бухгалтера
Если вы хотите, чтобы бухгалтер задавал вам меньше вопросов, решение заключается не в том, чтобы запретить ему спрашивать. Гораздо эффективнее создать в компании несколько простых правил. Например, при каждом неочевидном платеже передавать бухгалтерии короткое пояснение, хранить договоры и счета в одном систематизированном месте, приучить сотрудников вместе с расходами предоставлять подтверждающие документы, а о сделках с иностранными партнёрами заранее информировать бухгалтера. Такие простые процессы заметно снижают и количество вопросов, и вероятность ошибок. Качественные бухгалтерские услуги в Армении предполагают именно такое сотрудничество: бухгалтер не просто фиксирует то, что уже произошло, но и помогает бизнесу правильно организовать операции ещё до того, как их налоговые последствия превратятся в проблему.
В следующий раз, когда бухгалтер спросит…
Когда бухгалтер в очередной раз напишет:
«Можете немного подробнее пояснить этот платёж?» не стоит беспокоиться. Скорее всего, он не пытается раскрыть секреты вашего бизнеса. Он просто хочет определить, является ли операция расходом, активом, авансом, задолженностью, компенсацией сотруднику, услугой или чем-то ещё. И если после этого последуют ещё два вопроса - это тоже может быть хорошим знаком. Потому что в бухгалтерии иногда самые дорогие ошибки начинаются именно с тех операций, о которых вначале все говорили:
«Ну тут же всё понятно. Какие ещё могут быть вопросы?»
