«У нас один маленький вопрос»: как пятиминутная консультация раскрывает два месяца бизнеса
- Здравствуйте, у нас один маленький вопрос. Совсем простой, больше пяти минут не займёт.
Бухгалтер открывает блокнот. Пять минут - хорошее начало. Иногда за это время действительно можно ответить на вопрос. А иногда удаётся лишь понять, с чего начать.
- Конечно, слушаю. Какую деятельность вы планируете?
-Будем оказывать услуги иностранным заказчикам. Хотим понять: открыть компанию или зарегистрироваться как ИП?
-То есть вы ещё не зарегистрировались?
-Вообще-то компанию уже открыли - два месяца назад. Просто подумали: может, ИП было бы удобнее.
В блокноте появляется первая запись. Вопрос ещё толком не сформулирован, но уже понятно, что у него есть двухмесячная история.
Мы пока особо не работаем
- А за это время у вас были какие-нибудь операции?
- Нет, пока особо не работаем. Только один заказ выполнили.
- Оплату уже получили?
- Да, два раза. Сначала аванс, потом остаток. Но основную работу начнём со следующего месяца.
Для предпринимателя логика вполне понятная. Сайт ещё не готов, вывески на офисе нет, план продаж окончательно не утверждён. Значит, бизнес вроде бы ещё не запущен. Первый заказ был пробным. Первый платёж - подготовительным. Первый клиент - почти знакомым.
Но у денег, поступивших на банковский счёт, уже есть своя история. Нужно понять, за что их получили, о чём договорились и какие документы оформили. Чтобы вести бухгалтерию, необязательно ждать официального открытия, гостей и поздравительных букетов.
- А ваш бухгалтер знает об этих платежах?
- У нас пока нет бухгалтера. Думали, когда начнём нормально работать, тогда и обратимся.
Нас трое, но сотрудников у нас нет
Разговор продолжается. Оказывается, заказ был довольно объёмным и выполняли его несколько человек.
- У вас есть сотрудники?
- Нет. Просто три человека помогают.
- Каждый день?
- Да, в основном. Один общается с клиентами, двое выполняют работу.
- А как вы им платите?
- Договорились о ежемесячной оплате. За первый месяц уже перевели деньги. Но это наши знакомые.
Фраза «это наши знакомые» обладает удивительной успокаивающей силой в деловых отношениях. Знакомому человеку доверяешь, договариваешься быстро, долго обсуждать выход на работу не нужно. Только знакомство ещё не объясняет, как оформить работу и оплату.
Бухгалтер здесь не пытается испортить дружескую атмосферу. Ему просто нужно разобраться в реальном характере отношений, дате начала работы, условиях и уже произведённых выплатах. Ведь за словом «помогает» могут стоять ежедневная работа, конкретные обязанности и регулярное вознаграждение.
В начале разговора компания ещё не работала. Теперь уже ясно: работает, причём втроём.
Договор пришлют потом
Следующий вопрос касается иностранного заказчика.
- Можете прислать договор?
- Мы его ещё не подписали. Их юрист был в отпуске. Но переписка есть.
- А какая компания перечислила деньги?
- Кажется, их партнёрская компания. Название немного другое. Это ведь не проблема?
Пять минут уже прошли. Кофе ещё горячий, а свободного места в блокноте уже нет.
В такой ситуации нельзя дать один универсальный ответ только потому, что оплата поступила из-за границы. Важны заказчик, содержание услуги, договорённости, плательщик и документы. Их нужно рассмотреть вместе, чтобы понять, какая сделка на самом деле состоялась. Часто предприниматель вспоминает эти подробности по мере того, как ему задают вопросы. Не потому, что что-то скрывает. Просто всё его внимание было направлено на то, чтобы вовремя выполнить заказ и оставить клиента довольным.
Бизнес движется быстро, а информация запаздывает
Новый бизнес редко развивается в идеальной последовательности. Сегодня появляется клиент, завтра - срочный заказ. Нужно найти человека, купить оборудование, открыть счёт. Все заняты, а документы, как предполагается, можно привести в порядок, когда станет спокойнее. Это «когда станет спокойнее» обычно переносится на следующую неделю. Потом - на следующий месяц. А когда наконец наступает время оформлять документы, уже приходится вспоминать, кто когда начал работать, сколько получил, какая договорённость изменилась и где осталось её подтверждение.
В результате консультация начинается с вопроса о будущем, но большая её часть посвящена прошлому. Руководитель компании хочет понять, как правильно двигаться дальше. Бухгалтеру сначала нужно восстановить картину того, что уже произошло. Это похоже на звонок врачу с вопросом, можно ли завтра начать тренироваться, после которого вы добавляете, что два месяца назад повредили ногу. Ответ получится немного длиннее.
С чего начать, если вы уже начали
Хорошая новость в том, что такой разговор может стать началом порядка. Для этого не нужно придумывать более красивую историю или ждать, пока будут готовы все документы. Гораздо полезнее последовательно изложить реальную картину: когда зарегистрировали компанию, какую работу выполнили, какие суммы получили или выплатили, кто был вовлечён. Затем собрать банковские выписки, договоры, счета и переписку, относящуюся к сделкам.
С этой информацией специалист сможет оценить ситуацию, определить необходимые действия и расставить приоритеты. Какие-то вопросы потребуют пояснений, другие -- проверки документов или уже предпринятых шагов. У каждого случая свои подробности. Важно, чтобы на первой встрече присутствовал и человек, который знает историю договорённостей. Сотрудник, просто передающий документы, не всегда может объяснить, почему заплатила другая компания или на каких условиях привлекли специалиста.
Когда пяти минут действительно достаточно
В дальнейшем многие вопросы действительно можно решать быстро. Когда ваш бухгалтер в курсе деятельности, понимает, как проходят сделки, и вовремя получает документы, ему не приходится восстанавливать всю историю ради каждого нового вопроса.
Привлекаете нового человека - обсудите условия до начала работы. Договариваетесь с новым заказчиком - передайте проект договора до подписания. Ожидаете необычный платёж - заранее объясните его назначение. Так бухгалтерия становится естественной частью текущей работы.
В IMPRESS полезная консультация начинается с понимания реальной картины бизнеса. Чем раньше известны подробности, тем яснее можно выстроить следующие шаги.
А в конце того первого разговора предприниматель обычно улыбается.
- Получается, наш вопрос был не такой уж маленький.
- Вопрос был маленький. Просто ваш бизнес уже успел вырасти.
И в следующий раз звонок может начаться с более полезной фразы: «Мы кое-что планируем. Давайте сначала обсудим это с вами».
