7 расходов, которые бизнес оплачивает, но не учитывает при расчёте себестоимости
Многие компании уверены, что знают себестоимость своих товаров или услуг. Они рассчитывают стоимость сырья, заработную плату сотрудников и расходы на доставку, после чего добавляют желаемый процент прибыли и устанавливают цену продажи. Однако в конце месяца выясняется, что продажи есть, сотрудники загружены работой, а фактическая прибыль значительно ниже ожидаемой.
Одна из распространённых причин – неполный расчёт себестоимости. Бизнес несёт множество расходов, но не связывает их с конкретным товаром, услугой или заказом. Эти затраты остаются в бухгалтерском учёте в составе общих расходов и не участвуют в ценообразовании. В результате компания может продавать большие объёмы, но получать минимальную прибыль с каждой продажи или даже работать в убыток. Ниже рассмотрим семь расходов, которые бизнес часто не учитывает при определении реальной себестоимости товаров и услуг.
1. Время руководителей и административных сотрудников
Заработная плата сотрудников, непосредственно участвующих в производстве или оказании услуг, обычно включается в себестоимость. При этом время директора, менеджера по продажам, администратора, бухгалтера и других офисных сотрудников часто считается просто общехозяйственным расходом. Например, для выполнения заказа директор участвует в переговорах, менеджер готовит коммерческое предложение, администратор собирает документы, а бухгалтер выставляет счёт и контролирует получение оплаты. Все эти действия требуют времени и финансовых ресурсов. Если расходы на административный персонал не распределяются между заказами или услугами, компания занижает их фактическую себестоимость. Для распределения можно использовать относительно простой подход: общую сумму ежемесячных расходов на административный персонал распределить пропорционально рабочим часам, количеству заказов, выручке или другому показателю, соответствующему особенностям бизнеса.
2. Работа, выполненная до заключения сделки
Многие компании начинают рассчитывать себестоимость только после того, как клиент подтвердил заказ. Однако до момента подписания договора бизнес уже может потратить значительное количество ресурсов. К таким затратам относятся встречи, консультации, предварительные расчёты, бесплатные образцы, подготовка коммерческих предложений, обсуждение цены и согласование условий договора. Кроме того, далеко не каждые переговоры заканчиваются продажей. Из пяти потенциальных клиентов заказ может оформить только один. Однако время и ресурсы, потраченные на остальных четырёх, также должны финансироваться за счёт дохода от успешных сделок. Поэтому расходы отдела продаж и затраты на предварительную работу необходимо включать либо в себестоимость заключённых сделок, либо как минимум учитывать при расчёте общей рентабельности бизнеса.
3. Стоимость ошибок, переделок и возвратов
Если товар произведён с ошибкой, заказ необходимо переделать или услугу приходится оказать повторно, бизнес несёт дополнительные расходы. Однако такие суммы часто не включаются в первоначальную себестоимость. Например, производителю приходится повторно использовать сырьё, оплачивать дополнительную работу сотрудников и снова организовывать доставку. Компания, оказывающая услуги, может потратить несколько дополнительных часов на исправление документа, пересмотр расчётов или решение возникшей у клиента проблемы. Даже если ошибка была допущена в предыдущем месяце, расходы на её устранение могут возникнуть в текущем периоде. Если компания отдельно не фиксирует подобные случаи, руководство не знает, во сколько в действительности обходится выполнение и последующее обслуживание одного заказа. Возвраты, бесплатные переделки, гарантийное обслуживание и рабочее время, потраченное на устранение ошибок, желательно учитывать и анализировать отдельно.
4. Амортизация и обслуживание оборудования
Многие компании включают в себестоимость только те расходы, по которым недавно была произведена оплата. Если оборудование было приобретено два года назад, может сложиться впечатление, что сегодня оно используется бесплатно. В действительности любое оборудование имеет ограниченный срок эксплуатации. Оно постепенно изнашивается, требует ремонта, технического обслуживания, запасных частей и обновления программного обеспечения. Через определённое время его необходимо будет заменить. Если стоимость оборудования не распределять на весь период его использования, цена товара или услуги не позволит сформировать средства, необходимые для приобретения нового оборудования в будущем. Поэтому при расчёте себестоимости необходимо учитывать не только бухгалтерскую амортизацию, но и экономическую стоимость обслуживания и будущей замены оборудования.
5. Небольшие, но регулярно повторяющиеся расходы
Существуют расходы, каждый из которых по отдельности кажется незначительным, однако вместе они могут составлять существенную сумму. Например, банковские комиссии, упаковочные материалы, канцелярские товары, печать документов, телефонная связь, ежемесячные платежи за программное обеспечение, подписки на онлайн-платформы, курьерские услуги и транспортные расходы. Поскольку такие платежи осуществляются в разные дни и часто относятся к разным подразделениям, компания не всегда связывает их с проданными товарами или оказанными услугами. Однако если общая сумма небольших регулярных расходов составляет, например, 4–5% месячной выручки, их игнорирование может существенно исказить реальную картину рентабельности. Именно здесь важную роль играют правильно организованные бухгалтерские услуги в Армении. Детальный аналитический учёт позволяет увидеть не только крупные платежи, но и небольшие регулярно повторяющиеся расходы, которые постепенно накапливаются и превращаются в значительную сумму.
6. Неиспользованные мощности и простой
Компания может содержать пять сотрудников, арендовать производственное помещение и иметь оборудование, но в течение месяца использовать свои возможности только на 60%. При этом за оставшиеся 40% она продолжает платить заработную плату, аренду, коммунальные платежи и другие постоянные расходы. Если при расчёте себестоимости учитываются только расходы, непосредственно связанные с выполненными заказами, стоимость простоя остаётся за пределами расчёта. Например, производственный цех может выпускать 1 000 единиц продукции в месяц, но фактически выпускает только 500. Если расходы на аренду и управление распределяются на теоретические 1 000 единиц, себестоимость одной единицы будет искусственно занижена. В действительности все расходы должны финансироваться за счёт 500 фактически произведённых и реализованных единиц. Поэтому необходимо различать нормальную производственную мощность, фактический уровень её использования и расходы, связанные с простоем.
7. Расходы на обслуживание клиента после продажи
После завершения продажи работа с клиентом не всегда заканчивается. Клиент может обращаться с дополнительными вопросами, запрашивать документы или изменения, нуждаться в обучении, технической поддержке либо просить продлить срок оплаты. Некоторые клиенты требуют значительно больше внимания и рабочего времени, чем другие, хотя оплачивают одинаковую сумму. При этом компания может устанавливать для всех одинаковую цену, не учитывая различия в фактической стоимости обслуживания. Особенно важно учитывать данный фактор компаниям, работающим в сфере услуг. Они должны оценивать не только основной этап оказания услуги, но и весь цикл обслуживания клиента – от первой встречи и подготовки предложения до окончательной оплаты и последующей поддержки. Опытные бухгалтерские компании в Армении часто рекомендуют анализировать доходы и расходы не только по видам услуг, но и по клиентам, проектам, подразделениям или ответственным сотрудникам. Такой подход позволяет понять, какие клиенты действительно являются прибыльными.
Как рассчитать более точную себестоимость
Для правильного расчёта себестоимости расходы желательно разделить на три группы: прямые, косвенные и скрытые либо регулярно нераспределяемые расходы. Прямые расходы можно сразу связать с конкретным заказом. К ним относятся сырьё, производственное рабочее время и непосредственные расходы на доставку. Косвенные затраты – аренду, управление, бухгалтерское сопровождение и программное обеспечение — необходимо распределять на основании разумного и последовательного метода. Расходы на ошибки, возвраты, простой и бесплатное обслуживание клиентов следует контролировать отдельно. Важно знать не только то, сколько денег потратила компания. Необходимо также понимать, какой товар, услуга, клиент или проект стал причиной возникновения конкретного расхода. Когда бизнес начинает рассчитывать полную себестоимость, нередко выясняется, что самый продаваемый товар не обязательно является самым прибыльным. А клиент, обеспечивающий высокую выручку, может требовать столько дополнительной работы, что реальная прибыль от сотрудничества с ним окажется практически нулевой. Правильный расчёт себестоимости – это не просто бухгалтерский показатель. Это важный инструмент ценообразования, контроля расходов, оценки рентабельности и обеспечения долгосрочной финансовой устойчивости бизнеса.
