5 цифр, которые собственнику бизнеса стоит проверять каждый месяц
Последний день месяца. Телефон не перестаёт звонить, сотрудники ждут зарплату, два клиента всё ещё не оплатили выставленные счета, а один из поставщиков напоминает о давно просроченном платеже. В этот момент собственник открывает банковский счёт, смотрит на остаток и пытается понять: месяц был успешным или нет? Очень часто первое впечатление о состоянии бизнеса формируется всего по одной цифре - сумме денег на банковском счёте. Если остаток достаточно большой, кажется, что всё хорошо. Если денег мало, сразу появляется тревога. Однако реальное состояние бизнеса невозможно оценить только по одной цифре. Остаток на счёте может быть большим лишь потому, что сегодня клиент перечислил аванс. При этом уже завтра значительную часть этих денег придётся направить поставщикам, сотрудникам, банку или государству. Собственнику необязательно ежедневно изучать все детали бухгалтерского учёта. Но есть пять основных показателей, которые желательно проверять в конце каждого месяца. Вместе они дают намного более точную картину, чем объём продаж или банковский остаток по отдельности.
1. Фактический остаток на банковских счетах и в кассе
Первая цифра — это, конечно, сумма денежных средств, которыми компания располагает в данный момент. При этом важно видеть не только один банковский счёт, а общую картину: остатки на счетах в драмах и иностранной валюте, деньги в кассе и, при необходимости, средства в платёжных системах. Предположим, на банковском счёте компании находится 12 миллионов драмов. На первый взгляд этой суммы должно быть достаточно для спокойной работы. Но если в ближайшие дни необходимо выплатить 5 миллионов драмов в виде зарплаты и налогов, перечислить 4 миллиона поставщикам и ещё 1 миллион направить на погашение кредита, то фактически свободный остаток составляет всего 2 миллиона драмов. Получая качественные бухгалтерские услуги, собственник должен иметь возможность быстро понять не только то, сколько денег находится на счетах, но и какая часть этой суммы уже предназначена для определённых платежей.
2. Задолженность клиентов
Вторая важная цифра показывает, сколько денег компания должна получить от своих клиентов. Продажа может быть уже оформлена, услуга оказана, счёт выставлен, но самих денег на банковском счёте пока нет. Иногда в бухгалтерской отчётности доходы компании растут, но собственник не понимает, почему денег постоянно не хватает. Причиной часто становится дебиторская задолженность. Фактически бизнес начинает финансировать своих клиентов, позволяя им пользоваться полученными товарами или услугами и оплачивать их позднее. Однако одной общей суммы задолженности недостаточно. Необходимо также видеть сроки оплаты. Одна ситуация - когда срок оплаты клиента ещё не наступил. И совсем другая - когда счёт должен был быть оплачен два месяца назад, но деньги так и не поступили. В конце месяца собственнику желательно получить ответы на три вопроса:
- - сколько всего должны клиенты;
- - кто является крупнейшими должниками;
- - какие задолженности уже просрочены.
Если эта информация регулярно контролируется, компания может вовремя напоминать об оплате, пересматривать условия сотрудничества и не допускать накопления проблемных долгов.
3. Задолженность перед поставщиками и партнёрами
Третья цифра нередко остаётся в тени. Владельцы бизнеса обычно хорошо помнят, сколько денег должны получить, но не всегда так же чётко представляют, сколько компания сама должна заплатить. Например, компания ожидает получить от клиентов 15 миллионов драмов, но одновременно должна перечислить поставщикам 11 миллионов. Если смотреть только на первую цифру, ситуация может показаться весьма оптимистичной. Когда же обе суммы рассматриваются вместе, финансовая картина становится более реалистичной. Информация о кредиторской задолженности помогает также избежать неприятных ситуаций. Если собственник заранее видит предстоящие обязательства, он может договориться об изменении сроков оплаты, ускорить получение денег от клиентов или временно отказаться от второстепенных расходов. Когда о долге уже напоминает недовольный поставщик, возможностей для манёвра становится значительно меньше. Кроме того, несвоевременная оплата может повлиять не только на отношения с партнёром, но и на поставки, цены и готовность контрагента продолжать сотрудничество.
4. Доход за месяц в сравнении с предыдущими периодами
Четвёртая цифра - объём продаж или доход компании. Но здесь важно не ограничиваться вопросом: «Сколько мы продали в этом месяце?» Один показатель сам по себе говорит не так много. Его необходимо сравнивать с предыдущими месяцами, аналогичным периодом прошлого года и, при наличии, с утверждённым планом. Допустим, доход компании вырос на 20% по сравнению с предыдущим месяцем. Это выглядит как хороший результат, но ещё не означает, что бизнес стал более прибыльным. Возможно, рост продаж был достигнут за счёт больших скидок, увеличения расходов на рекламу или реализации товаров и услуг с низкой рентабельностью. Профессиональные бухгалтерские компании должны предоставлять собственнику не просто перечень цифр, но и показывать их динамику. Именно изменения во времени помогают заметить, что продажи начали замедляться, сезонность изменилась, один из клиентов стал покупать меньше или определённое направление бизнеса начало быстро расти. Если смотреть только на текущий месяц, многие важные изменения можно просто не заметить.
5. Реальный финансовый результат месяца
Пятая и, вероятно, самая важная цифра - прибыль или убыток за месяц. Многие собственники пытаются определить прибыль простым способом: из всех поступлений на банковский счёт вычитают все произведённые платежи. Но такой расчёт часто создаёт неправильное представление о результате. Чтобы понять реальный финансовый итог месяца, необходимо из доходов этого периода вычесть относящиеся к нему расходы: заработную плату, аренду, услуги, стоимость проданных товаров или использованных материалов, маркетинговые расходы и другие затраты. При этом момент оплаты не всегда совпадает с периодом, к которому относится доход или расход. Например, клиент может оплатить услугу авансом за несколько месяцев. Или компания может приобрести большую партию товара, которая будет продаваться постепенно. Поэтому движение денег и финансовый результат - это не одно и то же. Если продажи выросли, а прибыль снизилась, необходимо выяснить причину. Возможно, увеличилась себестоимость, компания предоставила слишком большие скидки, создала новые должности или стала тратить больше денег на привлечение клиентов. Показатель прибыли не всегда даёт окончательный ответ, но он помогает задать правильные вопросы.
Пять цифр — одна цельная история
Вернёмся к последнему дню месяца. На банковских счетах компании находится 12 миллионов драмов. Клиенты должны заплатить ещё 18 миллионов. Перед поставщиками имеется задолженность в размере 11 миллионов. Доход за месяц составил 25 миллионов, а реальная прибыль - 2,5 миллиона драмов. Теперь собственник видит не просто остаток на банковском счёте. Он понимает, что компания работает с прибылью, однако процесс получения денег от клиентов организован недостаточно хорошо. Одновременно предстоящие платежи могут создать временный дефицит денежных средств. Из этой картины уже вытекают конкретные действия: связаться с клиентами, имеющими просроченную задолженность, пересмотреть сроки оплаты и составить план платежей на следующий месяц. Бухгалтерский учёт - это не только подготовка и представление налоговых отчётов. Правильно организованные бухгалтерские услуги должны помогать собственнику видеть реальное состояние бизнеса и принимать решения до того, как возникнет серьёзная проблема.
Для ежемесячной проверки этих пяти показателей необязательно создавать сложный финансовый отдел или готовить отчёт на десятках страниц. Иногда достаточно одной понятной страницы - при условии, что цифры точны, сопоставимы и представлены в понятной форме. В следующий раз, когда в конце месяца вы откроете банковский счёт, не останавливайтесь только на его остатке. Спросите также: сколько денег компания должна получить, сколько ей предстоит заплатить, как изменился доход и сколько бизнес действительно заработал. Именно в этот момент бухгалтерские данные перестают быть просто набором цифр и превращаются в инструмент управления бизнесом.
