Всего 9 долларов в месяц
Сколько бизнес платит за то, чем давно не пользуется
Конец месяца. Директор просматривал банковскую выписку и в очередной раз пытался понять, почему деньги заканчиваются быстрее, чем он планировал. Крупные платежи были понятны: зарплата, аренда, налоги, поставщики. Но между ними встречались и небольшие списания: 9 долларов, 19 долларов, 29 долларов. Некоторые названия ему даже не были знакомы.
«А это что?» - спросил он бухгалтера.
Оказалось,
одно списание - за программу для редактирования изображений,
другое - за платформу управления задачами,
третье - за сервис хранения файлов.
Первую подключили для предыдущего маркетолога. Вторую попробовали всей командой, а потом вернулись к привычному способу работы. О третьем никто ничего толком не помнил, но он продолжал каждый месяц напоминать о себе, списывая деньги с карты. Директор рассмеялся: «Получается, наши самые постоянные партнёры - программы, которыми мы не пользуемся».
Спокойная жизнь маленьких сумм
Крупные расходы обычно обсуждают. Приём нового сотрудника, покупка оборудования или переезд в другой офис могут стать темой нескольких встреч. А подписку за 9 долларов в месяц часто одобряют одной фразой: «Подключайте, пригодится». В тот момент решение может быть совершенно разумным. Программа действительно решает задачу, ускоряет работу или помогает проверить новую идею. Вопросы возникают позже, когда задача исчезает, ответственный меняется, а платёж остаётся.
Сумма небольшая, поэтому повода для беспокойства как будто нет. Но если у компании пятнадцать таких платежей, их общую стоимость уже стоит посчитать. Например, пятнадцать сервисов со средней стоимостью 20 долларов в месяц обходятся в 3600 долларов в год. Это ещё не значит, что вся сумма лишняя. Но чтобы разобраться, сначала нужно понять, чем действительно пользуются.
Пробный период закончился и эксперимент тоже
Часто всё начинается с бесплатного пробного периода. Сотрудник регистрируется, привязывает корпоративную карту и решает несколько дней изучать возможности сервиса. Потом появляются срочные дела, о программе забывают, а пробный период заканчивается.
Уведомление может прийти на почту, которую редко проверяют. Или письмо замечают, решают заняться им позже и переходят к следующему. Сервис просто продолжает работать на своих условиях и списывает установленную сумму. В такой ситуации трудно обвинять кого-то в невнимательности. Если нет даты пересмотра и ответственного, даже хорошо организованный сотрудник может забыть об одной небольшой регистрации. Поэтому при подключении подписки полезно сразу отметить в календаре день принятия решения: продолжаем пользоваться, меняем тариф или отключаем.
Сотрудник ушёл а его подписка осталась
Другая знакомая история связана с изменениями в команде. Компания нанимает специалиста и покупает для него необходимые инструменты. Со временем специалист уходит, рабочий процесс меняется, а оплата его учётной записи продолжается. Иногда компания платит за десять пользователей, хотя программой пользуются шестеро. Иногда новый сотрудник выбирает другой сервис, и рядом с прежней подпиской появляется вторая. У каждого платежа есть отдельное объяснение, но общую картину никто не пересматривает.
При увольнении обычно вспоминают о компьютере, ключах и документах. Стоит вспомнить и о платных учётных записях. При этом до их закрытия нужно передать рабочие файлы, сохранить необходимые данные и убедиться, что сервисом не пользуются другие сотрудники. Иначе экономия может обернуться долгой работой по восстановлению потерянных материалов.
Когда три программы делают одну работу
Разные отделы могут самостоятельно выбирать удобные для себя решения. Отдел продаж хранит документы на одной платформе, маркетинг - на другой, а руководство оплачивает третью, потому что когда-то её предложил технический специалист.
Все три сервиса могут быть хорошими. Просто нужно понять, нужны ли компании все три. То же самое касается платформ для видеозвонков, инструментов электронной подписи, программ управления проектами и онлайн-библиотек изображений.
Самый дешёвый вариант здесь не всегда лучший. Если инструмент ежемесячно экономит сотруднику десять часов, его стоимость может быть вполне оправданной. Смысл пересмотра не в том, чтобы всё заменить бесплатными решениями. Важно понять, какую работу выполняет каждый сервис и не платит ли компания дважды за один результат.
Что может заметить бухгалтер
Внимательный бухгалтер может заметить повторяющиеся списания, непонятные названия, повышение стоимости или одновременную оплату нескольких похожих сервисов. Но по банковской выписке нельзя определить, пользуется ли команда программой или та просто осталась в забытых закладках браузера. Здесь должны говорить и цифры, и люди. Бухгалтер показывает платежи, руководители отделов объясняют их назначение, а директор определяет дальнейшие шаги. При таком взаимодействии бухгалтерский учёт помогает увидеть и те расходы, полезность которых в повседневной работе давно никто не оценивал.
Важно также собирать счета за услуги и документы, подтверждающие оплату. Строка списания с карты показывает движение денег, но для понимания содержания услуги часто нужна дополнительная информация. Когда её собирают вовремя, работа бухгалтера становится понятнее, а решения руководителя - обоснованнее.
Один час на пересмотр
Для начала не нужна сложная система. Можно взять платежи за последние двенадцать месяцев и выделить регулярно повторяющиеся услуги. Годовой период поможет заметить и ежегодные подписки, которые появляются далеко не в каждой месячной выписке. Затем напротив каждого сервиса стоит указать стоимость, ответственного, количество пользователей и дату следующего продления. Самый важный вопрос очень простой: «Если бы у нас сегодня не было этого сервиса, купили бы мы его снова?» Ответ часто полезнее долгого обсуждения того, зачем его когда-то подключили.
Некоторые сервисы останутся без изменений. Для других будет достаточно сократить количество пользователей или выбрать более подходящий тариф. Неиспользуемые услуги можно отключить, предварительно проверив условия, сохранив данные и зафиксировав подтверждение отмены.
А для новых подписок полезно ввести простое правило: тот, кто предлагает сервис, указывает его назначение и дату пересмотра. Тогда при следующей проверке компания уже будет располагать нужной информацией, вместо того чтобы искать ответы. После той встречи директор больше не раздражался из-за каждого небольшого списания. Полезные программы продолжили работать, за забытые перестали платить. В выписке за следующий месяц стало на несколько строк меньше. Ничего грандиозного, но перемена была приятной: компания уже знала, за что платит.
